Dominando la Gestión Documental y LOPD: Archivos, Seguridad y Cumplimiento Legal

Conceptos Fundamentales de Archivos

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, institución o cualquier tipo de organización produce en el ejercicio de sus funciones.

Funciones y Finalidades del Archivo

La principal finalidad de un archivo es almacenar, conservar y permitir recuperar la información. Para ello, debe cumplir con ciertas condiciones:

• Disponer de normas claras que permitan a cualquier empleado hacer uso de él.
• Contar con un índice para facilitar la búsqueda y localización.
• Disponer de instalaciones adecuadas que garanticen la conservación y seguridad de los documentos.

Clases y Sistemas de Ordenación de Archivos

Clases de Documentos por Uso:

• Activos: Documentos de uso frecuente y al alcance inmediato del trabajador.
• Semiactivos: Información no activa que se utiliza de manera circunstancial.
• Pasivos: Aquella información que se utiliza muy raramente o que ya no tiene valor administrativo, legal o fiscal, pero se conserva por su valor histórico o testimonial.

Sistemas de Ordenación de Archivos:

• Centralizados: Toda la documentación se concentra en un único lugar donde se guardará y gestionará.
• Descentralizados: La documentación se encuentra repartida por los distintos departamentos o unidades de la organización.

Métodos de Clasificación:

• Alfabético
• Numérico
• Alfanumérico
• Geográfico
• Cronológico
• Por materias o temas

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

La LOPD es una ley que tiene como objetivo principal garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor e intimidad, en relación con el tratamiento de sus datos personales.

Su ámbito de aplicación se extiende a todo el territorio español, incluso si las empresas son de origen extranjero.

Principios de la LOPD

• Calidad de los datos: Los datos deben ser exactos, actualizados y recabados con una finalidad definida y legítima.
• Deber de información: El responsable del fichero debe informar de forma previa y precisa al afectado sobre la existencia de un fichero, su finalidad, la identidad del responsable, etc.
• Consentimiento del afectado: El tratamiento de datos requiere el consentimiento del interesado, quien podrá revocarlo en cualquier momento.
• Datos especialmente protegidos: Existen categorías de datos que requieren una protección especial (ideología, religión, salud, vida sexual u origen racial).
• Seguridad: El responsable del fichero debe garantizar la seguridad de los datos, implementando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
• Deber de secreto: El responsable y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos deben mantener secreto profesional sobre los mismos.
• Comunicación de los datos: Solo se podrán comunicar datos a terceros con el consentimiento previo del interesado, salvo excepciones legales.
• Acceso a los datos por terceras personas (Encargados de Tratamiento): Cuando una tercera persona acceda a los datos para ofrecer un servicio al interesado (por ejemplo, un proveedor de servicios), no se considerará comunicación de datos, sino un encargo de tratamiento, sujeto a un contrato específico.

Derechos del Interesado (Derechos ARCOPOL)

• Derecho de Oposición: Derecho a impedir el tratamiento de los datos personales, previa petición y sin gastos.
• Derecho de Impugnación de Valoraciones: No se está obligado a soportar valoraciones de nuestros datos personales que puedan afectar negativamente.
• Derecho de Consulta: Permite conocer la finalidad del tratamiento de los datos, la identidad del responsable, etc.
• Derecho de Acceso: Permite conocer qué datos personales se tienen, su finalidad y el origen de los mismos.
• Derecho de Rectificación y Cancelación: Permite corregir datos inexactos o incompletos, y solicitar la cancelación de datos que resulten inadecuados o excesivos.
• Derecho de Indemnización: Por daños y perjuicios que puedan haber sido ocasionados por el incumplimiento de la LOPD.

Medidas de Seguridad en la LOPD

Las medidas de seguridad se clasifican en:

• Organizativas: Determinan los niveles de seguridad que se deben seguir con los datos de terceras personas, incluyendo políticas, procedimientos y formación del personal.
• Técnicas: Medidas tecnológicas implementadas para evitar la modificación, pérdida o robo de los datos, como sistemas de cifrado, copias de seguridad, control de acceso, etc.

Los niveles de seguridad aplicables a los ficheros son:

• Nivel Básico: Aplicable a todos los ficheros que contengan datos de carácter personal. Requiere una protección estándar.
• Nivel Medio: Aplicable a ficheros que contengan datos relativos a infracciones (administrativas o penales), datos de entidades financieras, administración tributaria, mutuas de accidentes o Seguridad Social.
• Nivel Alto: Aplicable a ficheros que contengan datos especialmente protegidos, como ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, salud o vida sexual.

La Empresa y el Cumplimiento de la LOPD

Pasos para la Adecuación a la LOPD:

1. Análisis inicial de la situación de la empresa.
2. Localización de todos los ficheros que contengan datos personales.
3. Clasificación de los ficheros según el tipo de datos y su nivel de protección.
4. Determinación del nivel de seguridad aplicable a cada fichero.
5. Elaboración del manual de seguridad.
6. Implantación de las medidas de seguridad y formación para el personal.
7. Inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
8. Auditoría y mantenimiento periódico del cumplimiento.

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

La AEPD es una entidad pública que vela por los derechos de las personas en relación con la protección de sus datos y actúa con independencia de las Administraciones Públicas.

Sanciones por Incumplimiento de la LOPD

• Infracciones leves: Por ejemplo, no informar a la AEPD de la creación de un fichero o incumplir el deber de secreto. Las multas oscilan entre 601 € y 60.001 €.
• Infracciones graves: Como recoger datos sin el consentimiento del interesado, mantener archivos sin las medidas de seguridad adecuadas u obstruir la labor de los inspectores. Las multas van desde 60.001 € hasta 300.506 €.
• Infracciones muy graves: Por ejemplo, comunicar datos a terceros sin permiso o reincidir en infracciones graves. Las multas pueden ser de 300.506 € a 601.012 €.

Conceptos de Seguridad Digital

Firma Digital

Un sistema criptográfico utilizado para demostrar la autenticidad e integridad de un mensaje digital o documento electrónico.

Firma Electrónica

Un conjunto de datos de una persona en forma electrónica y que pueden ser utilizados como medio de identificación. La firma electrónica avanzada y reconocida tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.

Certificado Electrónico

Un documento digital firmado por una autoridad de certificación que vincula la identidad de cada usuario con su firma electrónica, garantizando su autenticidad.