Dominando la Gestión de Proyectos: Claves para el Éxito y Superación de Desafíos

Fundamentos de la Gestión de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?

Conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico, con una duración establecida.

¿Qué significa terminar con éxito un proyecto?

Cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones técnicas, de costo y de plazo de término.

A un conjunto de proyectos orientados a un objetivo superior se denomina Programa, y un conjunto de programas constituye un Plan.

Dimensiones Clave de un Proyecto

Dimensión Técnica

• Aplicar los conocimientos específicos de cada área de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos (know-how) que cada profesión impone.
• Disponer de los conocimientos adecuados para resolver el problema en cuestión o realizar la obra encomendada.
• La importancia de esta faceta técnica no debe eclipsar el resto de aspectos que intervienen en la consecución de un proyecto, y que otorgan a esta actividad una trascendencia y complejidad mayor.

Dimensión Humana

• Un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde se dan cita un gran número de intereses, a veces contrapuestos.
• Frecuentemente existen diferencias que surgen, por ejemplo, entre el jefe de proyecto y el cliente o los proveedores.
• Disputas entre departamentos al momento de repartir los recursos de que se dispone, pues son varios los proyectos que se pueden estar llevando a cabo paralelamente en la organización.

Dimensión de Gestión

• Dimensión subestimada porque no es tan espectacular o visible como otros elementos.
• Lamentablemente, es el catalizador que permite que el resto de los elementos se comporten adecuadamente.
• El éxito del proyecto depende en gran medida de la dirección o, comúnmente, de la gestión.

Fuentes Comunes de Errores en Proyectos

• Por Requerimientos: 56%
• Por Diseño: 27%
• De Programación: 7%
• Otros: 10%

El Conflicto de los Requisitos

Los problemas más frecuentes relacionados con los requisitos incluyen:

• Exageración del ámbito del sistema.
• Sistemas "monstruosos".
• Requisitos "por si acaso".
• La creencia de que "es fácil".
• Los nuevos requerimientos.
• Los últimos requerimientos.
• Estabilidad de lo solicitado.
• El involucramiento del usuario.
• La falta de preparación del usuario.
• La revisión de informes.
• La recepción conforme.
• Experiencia de la institución.
• El nivel de desconocimiento sobre el tema.

Crisis en la Gestión de Proyectos

Las crisis en proyectos suelen manifestarse a través de:

• Alto nivel de error en la estimación de recursos y plazos de entrega.
• Mala calidad en las tareas de especificación, análisis y diseño.
• Grandes esfuerzos dedicados al mantenimiento del sistema.
• Un proceso de desarrollo inflexible.
• Dificultad para manejar los cambios.
• Proceso de desarrollo lento e intensivo en mano de obra, que lo hace descontrolado e impredecible.
• Deficientes niveles de comunicación entre analistas y usuarios finales.
• Los proyectos informáticos están insertos en un mundo dirigido por un mercado caótico (time-to-market) y humano.

Errores Relacionados con las Personas

• Escasa motivación.
• Personal con bajo rendimiento.
• Empleados problemáticos sin control.
• Confiar en las "hazañas".
• Añadir más personal a un proyecto retrasado (Ley de Brooks).
• Oficinas repletas y ruidosas.
• Síndrome del "only you".
• Fricciones entre los clientes y el equipo técnico.
• Expectativas poco realistas.
• Falta de un patrocinador efectivo del proyecto.
• Falta de participación de los interesados (stakeholders).
• Consideraciones de política antes que desarrollo.
• Ilusiones.

Errores Relacionados con el Proceso

• Planificación excesivamente optimista.
• Gestión de riesgos insuficiente.
• Fallo de los subcontratistas.
• Planificación insuficiente.
• Abandono de la planificación bajo presión.
• Pérdida de tiempo en el inicio difuso (cuidado con la parálisis por análisis).
• Escatimar en las actividades iniciales.
• Diseño inadecuado.
• Escatimar en el control de calidad.
• Control insuficiente por parte de la dirección.
• Convergencia prematura o excesivamente frecuente.
• Omitir tareas necesarias en la estimación.
• Planificar "ponerse al día" más adelante.
• Programación a destajo.