Dominando la Redacción de Informes Profesionales: Estructura y Proceso para Documentos Efectivos

El Informe: Concepto y Relevancia

El informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación, expuesto de forma ordenada, objetiva e imparcial.

Los informes se redactan a partir de la búsqueda de información tanto en el exterior del sistema de la empresa, es decir, en su entorno (fuentes externas), como dentro de la misma (fuentes internas).

Proceso de Elaboración de un Informe

Los motivos por los que se solicita un informe son diversos, y el tipo de informe depende de la razón que originó esa petición: informes comerciales, de crédito, etc.

El responsable de la elaboración del informe recoge toda la información precisa para su desarrollo. El proceso generalmente sigue los siguientes pasos:

• En primer lugar, se procede a redactar un borrador general en el que figuren los datos principales que originan el informe, y que dependerá del motivo de su elaboración.
• Se preparará un cronograma y se programarán las acciones para recoger la información, tanto de los archivos de la empresa como de otras fuentes relevantes.
• Una vez recabada la información, se procede a su clasificación y ordenación.
• Se realiza la puesta en común de los datos que han de figurar en el informe y se obtienen las conclusiones del equipo responsable de la elaboración del documento.
• A la vez, se establece un sistema de control para los posibles cambios o incidencias que puedan surgir.

Estructura Fundamental de un Informe

Una vez realizada esta labor de campo, se procede a la elaboración del propio informe, que constará de las siguientes partes:

Encabezamiento del Informe

Portada

En la portada figurará el título del informe, la razón social de la empresa, el departamento responsable del informe y la fecha de su elaboración.

Introducción

En la introducción se especifica qué se va a tratar y el método utilizado. Su exposición se hace de forma sencilla y breve.

Contenido Principal del Informe

El contenido es el principal apartado del informe. En él se plasmarán los estudios llevados a cabo por el autor o el equipo responsable. Es aconsejable mantener un orden estructurado en la exposición de los temas tratados.

Para la estructuración o agrupamiento de la información, se pueden utilizar viñetas o títulos para dividir las diferentes partes del informe. Otra ayuda es la colocación estratégica de las representaciones gráficas (tablas y series estadísticas), que se pueden extraer y elaborar del propio estudio o borrador del informe. Los gráficos más usados son:

• Gráficos de barras
• Gráficos de líneas
• Gráficos de sectores
• Diagramas de sectores

Es aconsejable que estas representaciones gráficas vayan al final del contenido y que en su encabezamiento figure una breve presentación o introducción, así como el concepto o motivo al que obedece dicha figura.

Apartado Final del Informe

Este apartado varía según la extensión del informe. Si este no es extenso, puede tener un solo apartado, llamado Conclusiones o Propuestas. Si el informe es voluminoso, el apartado final se puede subdividir en:

Anexos

Aquí se incluyen aquellos datos (tablas, gráficos, etc.) que no son estrictamente necesarios en el contenido principal, pero que van a servir de ayuda al destinatario en la comprensión global del informe.

Extracto

Comprende un resumen del informe en sí. Se trata de un repaso realizado de forma concisa. Este apartado puede figurar en el encabezamiento, inmediatamente después de la introducción, con el nombre de Resumen.

Índice

Consiste en relacionar los diferentes apartados y divisiones de que consta el informe, desde su inicio hasta el final, indicando el número de página. Puede aparecer en este apartado o en el encabezamiento, después de la portada.

Consideraciones Finales

Una vez finalizado el informe y previo a su encuadernación, se harán las copias necesarias para los destinatarios. El original será entregado al máximo responsable de la petición del informe y las copias, si las hubiese, es conveniente encuadernarlas en papel reciclado.