Dominando las Reuniones Efectivas: Conceptos, Tipos y Organización Estratégica

¿Qué es una Reunión?

Los motivos por los que se convocan reuniones en el ámbito del trabajo son:

• Solucionar problemas entre personas o grupos.
• Recabar o transmitir información.
• Fomentar el contacto entre los trabajadores.
• Generar ideas sobre productos o servicios.
• Desarrollar cursos de formación.
• Tomar decisiones.

Concepto y Características de las Reuniones

Se entiende por reunión a un grupo de personas con intereses comunes, unidas temporalmente en un lugar para tomar decisiones, formarse o informarse.

Se caracterizan por:

• Integradas por un conjunto de personas.
• Relacionadas por un tema común.
• Ser un proceso.
• Desarrollarse por un tiempo determinado.
• Requerir un espacio adecuado.

Elementos Fundamentales de las Reuniones

Existen cuatro elementos sustanciales en las reuniones:

• Sujetos: Se puede diferenciar entre quien convoca la reunión y las personas que asisten a ella.
• Objeto: Es el motivo por el que se organiza la reunión.
• Tiempo: Los miembros de una reunión comparten un tiempo juntos.
• Lugar: Las reuniones se desarrollan en un espacio físico que debe ser elegido valorando la distancia y las condiciones del entorno.

Objetivo y Temática de las Reuniones

• Objetivo: Se refiere a lo que se pretende conseguir al llevarla a cabo.
• Tema: Se refiere al asunto concreto del que se va a hablar.

Tipos de Reuniones

Según el número de participantes:

• Reuniones pequeñas.
• Reuniones grandes.

Según su frecuencia:

• Reuniones esporádicas.
• Reuniones de duración continuada.

Según la temática o contenido:

• Reuniones de información:
  • Ascendente.
  • Descendente.
  • Horizontal.
• Reuniones para tomar decisiones o generar ideas.

Otros tipos de reuniones:

• Reuniones de solape.
• Reuniones para lograr un equipo de trabajo.
• Eventos corporativos.

¿Cómo Organizar una Reunión Efectiva?

Planificación:

• Fijar objetivos claros.
• Valorar la necesidad de su convocatoria.
• Decidir si se lleva a cabo.

Preparación:

• Concretar el programa o agenda.
• Preparar la documentación necesaria.
• Concretar el lugar, la fecha y la duración.
• Enviar la convocatoria a los participantes.

Ejecución:

• Requiere una buena coordinación y moderación.

Resumen y Registro:

• Elaboración de un informe o acta.

Evaluación:

• ¿Se han cumplido los objetivos propuestos?