Dominio de la Comunicación Escrita Formal: Ámbitos y Documentos Clave

A continuación, se revisan conceptos fundamentales sobre los textos formales y sus aplicaciones prácticas.

1. Ámbitos de Uso de los Textos Formales

Los textos formales se emplean principalmente en tres ámbitos:

• Laboral
• Administrativo
• Jurídico

Identificación de Usos Específicos

• Se emplean para establecer comunicación entre los diferentes organismos de la Administración, o entre los ciudadanos y la Administración: Administrativo.
• Se utilizan en las empresas y sirven para la comunicación entre empleados y directivos: Laboral.
• Se emplean en los tribunales de justicia y están relacionados con las leyes y su aplicación: Jurídico.

2. Documentos Fundamentales de la Comunicación Formal

Documentos Personales y de Solicitud

Pregunta 3: ¿Qué documento refleja los datos personales, los estudios que se han realizado y la experiencia laboral de una persona?

Respuesta: Curriculum vitae.

Pregunta 4: Documento que detalla no solo las habilidades y experiencias de una persona, sino también su interés y sus razones para solicitar un programa o un puesto de trabajo. Su finalidad es convencer al receptor de que quien la elabora es el candidato adecuado y se adjunta al anterior. ¿Cuál es su nombre?

Respuesta: Carta de motivación.

Pregunta 5: ¿Qué documento tiene como objetivo exponer un problema y solicitar una solución al mismo? ¿A quién hay que dirigirlo?

Respuesta: Instancia.

Documentos de Registro y Normativo

Pregunta 6: Es un escrito que resume los acuerdos a los que se ha llegado en una reunión, ponencia, o bien detalla algún hecho ocurrido.

Respuesta: Acta.

Pregunta 7: Los dos documentos anteriores (Instancia y Acta) tienen dos características comunes, ¿cuáles son?

• Siguen un modelo predeterminado en función de lo que se pretenda.
• Se utiliza la 3.ª persona como marca de la objetividad.

Pregunta 8: Son normas dictadas por una autoridad pública, que rigen nuestra conducta social:

Respuesta: Leyes.

Pregunta 9: ¿Puede alegar alguien que no las ha cumplido por desconocimiento y que por ello no tiene responsabilidad ni culpa?

Respuesta: Nunca. Una vez aprobadas las leyes, estas son de obligado cumplimiento por parte de todos los ciudadanos.

Práctica de Identificación Lingüística en Textos Administrativos

TEXTO 1

Se comunica al interesado que el importe solicitado ha sido concedido conforme a la normativa vigente. (1)

Usted (2) deberá presentar la documentación requerida en el plazo establecido para que la resolución sea efectiva.

En caso de incumplimiento, el procedimiento será archivado (3).

Identificación en el Texto 1:

1. Lenguaje preciso y sin ambigüedades: "el importe solicitado ha sido concedido conforme a la normativa vigente".
2. Tratamiento de cortesía: "Usted".
3. Uso de la voz pasiva: "Se comunica al interesado"; "el procedimiento será archivado".

TEXTO 2

Les rogamos que procedan a la devolución (3) de las cantidades percibidas indebidamente (1), ya que el abono había sido realizado (2) por error administrativo.

La devolución deberá efectuarse en el plazo indicado para evitar futuras incidencias.

Localización en el Texto 2:

1. Una expresión que evita connotaciones negativas: "percibidas indebidamente" (en lugar de un término más acusatorio).
2. Un ejemplo de voz pasiva: "el abono había sido realizado".
3. Un ejemplo de lenguaje formal y objetivo: "La devolución deberá efectuarse en el plazo indicado".

TEXTO 3

La solicitud (1) de ayudas económicas (2) será evaluada tras la comprobación (1) de la documentación aportada.

La resolución (1) definitiva dependerá del cumplimiento (1) de los requisitos establecidos y de la disponibilidad (1) presupuestaria.

Señala en el Texto 3:

1. Dos sustantivos abstractos: Solicitud, comprobación, resolución, cumplimiento, disponibilidad.
2. Un adjetivo especificativo que determine al sustantivo: económicas (ayudas económicas), definitiva (resolución definitiva), presupuestaria (disponibilidad presupuestaria).

TEXTO 4

Pensamos que (1) la correcta aplicación (2) de las prestaciones familiares (3) contribuye al bienestar (2) social, por lo que se considera necesaria la revisión (2) periódica de los expedientes.

Identifica en el Texto 4:

1. Un ejemplo de plural oficial: prestaciones familiares.
2. Un sustantivo abstracto: aplicación, bienestar, revisión.
3. Un adjetivo que individualice al nombre: correcta (aplicación correcta), periódica (revisión periódica).