Dominio de Consultas e Informes en Bases de Datos Relacionales

Funcionalidades y Tipos de Consultas en Bases de Datos

A través de las consultas, es posible realizar diversas acciones fundamentales para la gestión de la información:

• Seleccionar campos: Elegir los campos de una o varias tablas que se desean visualizar en el resultado final.
• Filtrar registros: Elegir los registros específicos que se quieren ver a través de la aplicación de criterios de selección.
• Ordenar información: Organizar los registros en función del contenido de uno o varios campos.
• Realizar cálculos: Ejecutar operaciones matemáticas o lógicas sobre la información mostrada.

Tipos de Consultas de Selección

Consultas de selección: Permiten realizar búsquedas de información en una sola tabla, aunque siempre debemos tener en cuenta que trabajamos dentro de un entorno de bases de datos relacionales.

Consultas de selección variable: Estas nos permiten introducir el criterio de selección de los registros en el momento de ejecutar la consulta. Para crear una consulta de este tipo, solamente se ha de escribir una frase en la línea de criterios, encerrada entre corchetes [ ].

Consultas con campos calculados: Son campos que no proceden de ninguna tabla original. El sistema (como Access) permite crear campos que realicen una serie de operaciones que solo serán útiles en el momento en que vamos a generar un listado, por lo que no interesa tenerlos creados permanentemente como campos fijos de una tabla.

Consultas de datos agrupadas y totales: Se generan agrupaciones con el fin de extraer datos numéricos y estadísticos de dichas agrupaciones.

Consultas de Acción y Modificación

Consulta de referencia cruzada: (Utilizada para resumir datos en un formato de tabla de doble entrada).

Consultas de modificación de datos: Se utilizan cuando los cambios que se deben realizar en una tabla afectan a un número de registros elevado; en estos casos, resulta conveniente realizar estas modificaciones utilizando una consulta automatizada.

Consulta de creación de una tabla: Sirven fundamentalmente para crear tablas con entidad propia, ya sea para generar copias de seguridad o para exportarlas a otros formatos de datos.

Consultas de actualización: Sirven para modificar datos que, por motivos diferentes, no son correctos y que, además, afectan a varios registros simultáneamente.

Consulta de eliminación de datos: Tienen como función eliminar de una tabla una serie de registros que cumplan con una condición determinada.

Gestión y Personalización de Informes

Los informes son herramientas esenciales que nos permiten:

• Presentar la información: Mostrar los datos exactamente de la forma y con el diseño que se desea visualizar.
• Agrupar registros: Organizar la información por niveles, calculando totales y subtotales de forma automática.
• Personalización: Adaptar la presentación de la información según los intereses y necesidades específicas del usuario.

Creación de un Informe Nuevo

Existen diversos formatos para la generación de documentos de salida, tales como:

• Informes de columnas: Disposición vertical de los datos.
• Informes tabulares: Organización en formato de tabla clásica.
• Informes gráficos: Representación visual de los datos numéricos.
• Etiquetas postales: Formato específico para la creación de etiquetas de envío y correspondencia.