Dominio de la Creación y Estructura de Informes en Bases de Datos

Informes: Presentación Estructurada de Datos

Los informes representan una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Es posible controlar el tamaño y el aspecto de todos los elementos que aparecen en ellos, lo que permite determinar con gran exactitud la manera en que se expondrá la información en pantalla o en páginas destinadas a la impresión.

Funcionalidades Clave de los Informes

Además de la presentación básica, los informes permiten:

• Crear etiquetas de correo.
• Agregar logotipos o imágenes.
• Agrupar registros en categorías.
• Calcular totales.
• Representar dichos totales mediante un gráfico.

Origen de la Información

La mayor parte de la información proviene de una tabla o de una consulta (información dinámica), que actúa como el origen de los datos del informe. El resto de la información contenida se denomina estática, ya que no es variable y se almacena como parte del informe.

Importante: Los informes no guardan información; solo ofrecen una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o hallados en consultas. El diseño puede estructurarse en columnas o en etiquetas.

Creación de un Informe en el Sistema

Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas principales:

1. Utilización de un asistente que automatizará el proceso y guiará al usuario paso a paso.
2. Creación manual desde el principio, recurriendo al correspondiente Modo Vista Diseño (VD).

Ventajas del Asistente

El asistente acelerará el proceso de creación (especialmente en informes complejos), ya que ejecutará de manera autónoma todo el trabajo básico. Incluso si se tiene experiencia en el Modo Vista Diseño, el asistente puede reorganizar más rápidamente la creación de controles, permitiendo luego realizar modificaciones menores en el Modo Vista Diseño.

Pasos para la Creación Mediante el Asistente

Para llevar adelante la creación de un informe utilizando el asistente, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Preparación de la Fuente de Datos

   Crear una consulta parametrizada utilizando las tablas CLIENTES y/o COMPRAS. Los campos a incluir son:

   • Apellido
   • Nombre
   • Código de cliente
   • Fecha de compra
   • Valor de compra
   • Cantidad

2. Inicio del Asistente

   Ir a la pestaña Crear y, dentro de la sección INFORMES, buscar y aplicar el Asistente para Informes.

3. Selección de Campos

   Seleccionar la consulta previamente realizada y elegir todos los campos disponibles. Proceder al siguiente menú.