Elaboración Eficaz de Documentos Formales: Instancias, Reclamaciones, CV y Más

Características Generales de los Escritos Formales

Los escritos y formularios de carácter formal se caracterizan por:

• Estilo: Objetivo y preciso, evitando apreciaciones personales.
• Vocabulario: Medio o estándar, adaptado a la circunstancia y al destinatario.
• Sintaxis: Predominio de enunciados largos y oraciones encadenadas o subordinadas.
• Tratamiento: Uso de fórmulas de cortesía establecidas.

La Instancia

Es el documento habitual utilizado para solicitar algo a un organismo, administración o entidad.

Estructura de la Instancia:

• Encabezamiento: Contiene los datos completos del solicitante (nombre y apellidos, DNI o documento identificativo, domicilio a efectos de notificaciones).
• Cuerpo: Generalmente se divide en dos partes:
  • EXPONE: Donde se detallan los hechos, razones o motivos que fundamentan la petición.
  • SOLICITA: Donde se expresa de forma clara y concisa lo que se quiere pedir o conseguir. En ocasiones, puede omitirse la parte "Expone" si la solicitud es muy directa.
• Cierre:
  1. Lugar, fecha y firma identificable del solicitante.
  2. Pie: Indicación clara del organismo, cargo o departamento al que se dirige la instancia.

La Reclamación

Es una manifestación escrita formal de una queja o disconformidad. Su objetivo principal es buscar la reparación o compensación por un daño, perjuicio o servicio deficiente recibido. El responsable del servicio prestado o del producto vendido tiene la obligación de contestar a la reclamación y, en su caso, reparar el daño.

Se considera un texto argumentativo, ya que debe exponer las razones que justifican la queja.

Estructura de la Reclamación:

• Destinatario: Identificación clara de la empresa, entidad o persona a la que se dirige la reclamación.
• Identificación del Reclamante: Datos completos de la persona que reclama (nombre, apellidos, DNI, domicilio, datos de contacto).
• Motivo de la Queja: Detallado en secciones como:
  • EXPONE: Descripción ordenada y clara de los hechos ocurridos, fechas, lugares y cualquier detalle relevante sobre lo que se protesta. Es fundamental incluir o hacer referencia a documentos, facturas, tickets o pruebas que acrediten los hechos.
  • RECLAMA / SOLICITA: Exposición concreta de lo que se pide como solución o compensación (reparación, devolución, indemnización, etc.).
• Cierre: Lugar, fecha y firma del reclamante.

El Currículum Vitae (CV)

Documento que contiene la relación ordenada de los datos biográficos, académicos, profesionales y méritos de una persona, generalmente presentado al solicitar un empleo.

Contenido Habitual del Currículum:

• Datos Personales: Nombre completo, DNI (opcional según país/normativa), dirección, lugar y fecha de nacimiento, número de teléfono de contacto, correo electrónico profesional.
• Formación Académica: Títulos oficiales obtenidos (universitarios, formación profesional, bachillerato, etc.), estudios realizados indicando centro educativo y fechas (inicio y fin o previsión).
• Formación Complementaria: Otros cursos, seminarios, talleres relevantes para el puesto.
• Idiomas: Especificando los idiomas conocidos y el nivel de dominio (por ejemplo, según el MCERL: A1, A2, B1, B2, C1, C2) en comprensión lectora, auditiva, expresión oral y escrita.
• Competencias Informáticas: Indicando los programas, software o herramientas tecnológicas que se conocen y el nivel de manejo.
• Experiencia Profesional: Relación de los trabajos anteriores, indicando:
  • Nombre de la empresa.
  • Puesto o función desempeñada.
  • Breve descripción de las tareas principales (opcional pero recomendable).
  • Fecha de inicio y fin de cada experiencia laboral.
• Otros Datos de Interés: Habilidades relevantes (carnet de conducir, disponibilidad para viajar, voluntariado, etc.).
• Opcional: Referencias, documentos adjuntos (mención), lugar, fecha y firma (más común en formatos físicos).

La Carta de Presentación

Documento que suele acompañar al currículum vitae al solicitar un empleo. Su propósito es destacar los aspectos del CV más relevantes para el puesto específico al que se opta, personalizar la candidatura y causar una buena primera impresión en el reclutador.

Aspectos Clave de la Carta de Presentación:

• Formales:
  • Presentación impecable: Limpieza, márgenes adecuados, tipografía legible.
  • Redacción correcta: Sin errores ortográficos ni gramaticales.
  • Estilo: Tono formal, profesional y cortés.
• Contenidos:
  • Datos del remitente (candidato) y del destinatario (empresa/persona de contacto).
  • Referencia clara a la oferta de empleo (si existe) o indicación de que es una candidatura espontánea.
  • Breve exposición de por qué se es un candidato idóneo, conectando la propia experiencia, formación o habilidades con los requisitos del puesto o las necesidades de la empresa.
  • Demostración de interés genuino por el puesto y la empresa, mostrando que se ha investigado sobre ella y se valoran sus aspectos fundamentales.
  • Párrafo final con una llamada a la acción (disponibilidad para una entrevista).
  • Despedida cortés, agradeciendo la atención prestada.

El Contrato

Documento legal que refleja los acuerdos y condiciones pactados entre dos o más partes, quienes se comprometen formalmente a cumplirlos.

Un tipo específico es el contrato de trabajo, donde se resumen las condiciones laborales acordadas entre un empresario (empleador) y un trabajador (empleado). En él se detallan aspectos como el puesto, funciones, jornada, salario, duración (temporal, indefinido, por obra o servicio, etc.) y demás derechos y obligaciones de ambas partes.