Elaboración y Utilidad del Dossier de Prensa

Dossier de Prensa: Herramienta Clave para tu Comunicación

Un dossier de prensa contiene información amplia y documentada sobre un tema en concreto.

Función del Dossier de Prensa

1. Complementar información y aportar contexto: Se usa habitualmente como información complementaria de las ruedas de prensa. Pero también se puede elaborar un dossier sin necesidad de organizar una rueda de prensa cuando se quiera hacer llegar a los públicos (especialmente a los medios) información amplia y documentada.
2. Presentar una entidad, una marca, un producto: Un dossier puede ser la carta de presentación de una empresa.

El dossier de prensa es un documento informativo diseñado para complementar un tema con contenido claro, concreto y periodístico. Puede incluir portada, sumario, biografías, datos estadísticos, contenido histórico, descripción, recursos gráficos y más. Principales ventajas: flexibilidad, exhaustividad e impacto a medio/largo plazo. Debe tener una extensión de 15 a 20 páginas, no más de 40, y ser fácilmente actualizable.

A diferencia de un catálogo, el dossier está dirigido a periodistas, no a clientes, y su información debe ser veraz y contrastable.

Elementos Esenciales de un Dossier de Prensa

Elementos que puede contener un dossier (para ser distribuido en una rueda de prensa):

1. Lista de participantes de la rueda de prensa.
2. Nota de prensa que resuma los contenidos esenciales de la rueda de prensa (que se va a enviar también a los medios o periodistas que no han acudido). Esto conviene redactarlo al final, una vez hayamos decidido qué va a decir cada uno de los participantes.
3. Información detallada del evento/producto/servicio a presentar, y entidad(es) organizadora(s). Programa del evento, características del producto, biografías de protagonista(s), etc.
4. Información adicional sobre el tema: descripción/localización de lugar o instalaciones, información contextual (datos históricos, información del sector, estadísticas…), etc.
5. Fotografías y otros recursos gráficos (logotipos, infografías, etc.)
6. Logos de entidades y marcas colaboradoras.
7. Indicaciones para informadores: acreditaciones, sala de prensa, etc.

Cómo Elaborar un Dossier de Prensa Efectivo

Pasos clave para crear un dossier de prensa impactante:

• Breve presentación de la entidad que se vaya ampliando a lo largo del documento.
• Datos e información general del sector en que se mueve la empresa u organización.
• Breve currículum o biografía del portavoz o portavoces de la entidad (o de quienes van a comparecer en un acto o rueda de prensa).
• Datos concretos que expliquen el contexto de las cuestiones que se van a tratar en la rueda de prensa, entrevista, etc.
• Gráficos y fotografías. Para todo aquello que se pueda explicar visualmente, conviene utilizar imágenes.
• Cada empresa y cada sector es un mundo distinto y, por lo tanto, necesitará un tipo de información específica.

Resumen de Prensa vs. Dossier de Prensa

Una de las funciones del gabinete de comunicación (GC) es la de repasar cada día la prensa y archivar cada una de las informaciones que aparecen en los medios diarios sobre la entidad que representan. La recopilación y distribución se hace habitualmente en soporte digital. Gracias a los soportes digitales, hoy en día también se recopila material sonoro y visual.

Algunas entidades publican 1 o 2 veces al año estos resúmenes diarios de prensa (press-book), ordenados cronológicamente o temáticamente.

Problema terminológico: muchos denominan dossier de prensa al resumen diario de prensa. Últimamente han proliferado empresas de press clipping que se dedican a hacer recopilaciones y ofrecérselas a las entidades interesadas.