Elementos y Barreras de la Comunicación en el Entorno Laboral

Elementos de la Comunicación

• Emisor: es la persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación, es quien envía el mensaje.
• Receptor: es la persona que recibe el mensaje en un acto de comunicación, quien recibe el mensaje.
• Mensaje: es la información o recado que envía una persona a otra. El mensaje es el contenido de la información que se está enviando. Es el conjunto de ideas, sentimientos, señales, signos o símbolos que son objeto de una comunicación.
• Canal: es la vía por la cual el emisor envía o transmite el mensaje o la información al receptor (si estamos hablando, el canal es el aire; y si es una llamada telefónica, el canal es el hilo telefónico).
• Código: se trata del conjunto de reglas propias que se utilizan en cada sistema de signos, palabras y símbolos. Es el lenguaje predeterminado para que estos sistemas se puedan entender (gramática de un idioma o algoritmos informáticos).
• ECO (Escucha, Comprensión, Habilidad, Orientación): también conocido como feedback. Cuando el receptor ha comprendido o no el mensaje mandado por el emisor, se produce una respuesta, verbal o no verbal, que recoge el emisor. Al recibir el emisor esta respuesta o información que le envía el receptor, le permite saber si su mensaje ha sido comprendido.

Barreras de la Comunicación

• Barreras ambientales (sillas incómodas, sonidos del teléfono).
• Barreras terminológicas: que consisten en utilizar un lenguaje demasiado técnico y difícil de comprender (siglas, abreviaturas…).
• Barreras administrativas: que forman parte de la estructura organizacional de la empresa y hacen que se reciban informaciones que no corresponden a nuestros conocimientos o responsabilidades.
• Barreras interpersonales: basadas en suposiciones o percepciones incorrectas, debido a una información escasa o a instrucciones vagas, conclusiones prematuras por no saber escuchar, a la formulación de respuestas en nuestras mentes mientras otra persona está hablándonos en vez de escuchar lo que dice o confusión en las definiciones.

Organización Jerárquica y Lineal

Ventajas

• Cada empleado solo tiene un jefe inmediato, por lo que los deberes y las obligaciones aparecen claramente definidos.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidades.
• La disciplina es fácil de mantener.
• Es claro y sencillo.

Desventajas

• No fomenta la especialización del trabajo.
• Es una forma de organización rígida e inflexible.

La Comunicación y la Información

• La comunicación: es el proceso por el que se transmite una información de un emisor a un receptor, de manera que se produce un intercambio de mensajes, ideas, sentimientos y acciones.
• La información: es un conjunto de datos acerca de algún hecho, suceso o situación que se transmiten, y una vez organizados estos datos, nos permiten saber cosas sobre algo determinado.
• La diferencia está en que quien da la información no necesita una respuesta de quien la recibe, mientras que la comunicación, para que siga produciéndose, sí necesita una respuesta.
• Comunicación formal: es la forma de comunicación que está establecida por la empresa y que se corresponde con la propia organización de los procedimientos de la misma. Define el modo en que cada persona debe comportarse y cómo debe recoger y transmitir la información que le llega.
• Comunicación informal: es la forma de comunicación que nace espontáneamente entre las personas que ocupan una posición en la organización formal de la empresa. Esta comunicación informal surge de las propias relaciones sociales entre los miembros de la organización y se forma por la necesidad de comunicación que las personas tienen, sobre todo si la comunicación formal que se ha establecido en la empresa no es suficiente para fomentar la relación interpersonal directa y poder así canalizar las emociones. El principal inconveniente es el rumor.

Tipos de Documentos

• Aviso: es una noticia o un escrito breve donde se comunica o advierte de alguna cosa a alguien. Este tipo de documentos se utiliza cuando se quiere informar o poner en conocimiento acuerdos que se hayan tomado en la empresa o sobre alguna noticia o aclaración que sea de interés general.
• Memorándum: es un comunicado de régimen interno, que va dirigido a las personas que trabajan en la propia empresa. Se utiliza para dar información sobre un asunto concreto, solicitar un informe, marcar directrices de actuación para que se tengan presentes en una determinada situación…
• Saluda: es un escrito breve que utilizan las personas que tienen un cargo en la empresa, pública o privada, para comunicar, de forma protocolaria o ceremoniosa, alguna noticia del interés del destinatario, como pueden ser la toma de posesión, una felicitación, una nota de agradecimiento…
• Invitación: es un documento que se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como puede ser una conferencia, una inauguración…

Tabla de Registros

• Registro de entrada de la correspondencia: fecha de llegada, NO. de orden de entrada, clase, nombre del remitente, dirección de procedencia, asunto, observaciones.
• Registro de salida de la correspondencia: fecha de salida, NO. de orden de salida, clase, firma, dirección de destino, asunto, observaciones.

La Circulación Interna de la Correspondencia

• Recepción de la correspondencia de faxes y otros envíos postales (telegramas, paquetería…). Se debe tener en cuenta que hay empresas privadas de mensajería y paquetería que también entregan correspondencia.
• Selección de la correspondencia: abrir y comprobar el contenido de la misma, hacer una primera división entre los documentos que son necesarios y registrar. Hay algunos documentos o paquetería que no necesitan tener ninguna anotación en el registro (folletos, diarios…).
• Clasificación de la correspondencia: la correspondencia se debe clasificar según el orden de distribución y entrega a los destinatarios de la misma, sin olvidar que se debe dar preferencia a las entregas urgentes.
• Registro de entrada/salida de la correspondencia: en este registro se anotarán la fecha, el remitente/destinatario, la clase de documento, los anexos…
• Registro de entrada/salida fax: se anotarán todos aquellos faxes que reciba o envíe la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido, fecha de llegada/salida, hora, número de fax…
• Distribución de la correspondencia: uno de los aspectos más importantes para el buen funcionamiento de la circulación interna de la correspondencia es preparar una ruta a seguir por los diferentes departamentos o secciones de la empresa u organización.

Organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de una organización. También se llaman carta o gráficas de organización. Puede ser general, si refleja toda la estructura de la empresa, o parcial, si solo refleja una parte de esta.

Clasificación

• Organigrama vertical: presenta cada puesto de la organización de arriba hacia abajo, a partir del titular en la parte superior.
• Horizontal: se diseña desplegando las unidades de izquierda a derecha, colocando el nivel máximo en el extremo izquierdo.
• Mixto: se utiliza la combinación de los organigramas verticales y horizontales (volumen alto de puestos de trabajo).
• Circular: se presenta la estructura organizacional alrededor de un elemento o cuadro central, que corresponde a la máxima autoridad.

Departamentos

• Dirección general (staff).
• Departamento comercial (compras, almacén, ventas, marketing).
• Área técnica o de producción (fabricación, control de calidad, investigación y desarrollo).
• Departamento de administración y finanzas (financiero, contable).
• Departamento de recursos humanos (personal, nóminas, seguridad e higiene, médico).

Contenido y Estructura de la Carta Comercial

• Encabezamiento: membrete, destinatario, lugar y fecha, referencias, asunto, saludo (señor/a, distinguido/a señor/a, muy señor/a mío…).
• Texto o cuerpo.
• Cierre.

Otros Documentos

• Acta: es un escrito en que se recoge el resumen de lo tratado en una reunión. En ella se reflejan los acuerdos tomados, las informaciones más importantes que quieren hacerse constar y el recuento de votos (se utiliza el libro de actas).
• El certificado: es una comunicación escrita en la que se da fe, se reconoce o se autentifica un hecho determinado. Se utiliza para hacer constar circunstancias como el tiempo trabajado en una empresa, los estudios que se han realizado… (encabezamiento, texto y cierre).
• Solicitud o instancia: es un escrito o documento oficial a través del cual un particular demanda o pide algo a un organismo competente. Cuando un particular presenta este documento se inicia un procedimiento administrativo (encabezamiento, expone, solicita, cierre, pie).
• Oficio: es una comunicación escrita, un documento con carácter oficial, utilizado por los organismos públicos, en el que se notifica o comunica alguna cosa de interés a un particular, una empresa u otro organismo oficial (encabezamiento, exposición, cierre).
• Informe: es un texto a través del cual se presentan unos datos y se da cuenta de toda la información encontrada. Esto se realiza con la descripción y el análisis de un hecho concreto, como la investigación de las aves migratorias (introducción, texto, conclusión, apéndice).