La Empresa y su Entorno: Fundamentos, Organización y Departamentos Clave

La Empresa y su Entorno

1.1 El Empresario

La persona que está al frente y es la responsable o asume el riesgo en una empresa o comercio se llama empresario o comerciante.

Se distinguen:

• Empresario individual: está al frente de un comercio (autónomo). Es la persona física, con DNI o NIF, que con capacidad legal ejerce una actividad mercantil de forma habitual y en nombre propio, por sí mismo o mediante representantes.
• Empresario social: está al frente de una sociedad mercantil o cooperativa. Nace cuando dos o más personas físicas o jurídicas se unen y constituyen una sociedad con personalidad y patrimonio propio.

En cualquier caso, el empresario va a ser la persona, propietaria o no de la empresa, que organice, innove y lleve a la empresa a la consecución de su fin u objetivos.

1.2 Concepto de Empresa

El contrato de Compañía, por el cual dos o más personas se obligan a poner en fondo común bienes, industria o alguna de estas cosas, para obtener lucro, será mercantil, cualquiera que fuese su clase, siempre que se haya constituido con arreglo a las disposiciones de este Código.

Una vez constituida la Compañía mercantil, tendrá personalidad jurídica en todos sus actos y contratos.

Fines de la Empresa

El fin de toda empresa es alcanzar los objetivos que se haya propuesto y para los que se creó. Así, ya sea la empresa privada o particular, individual o social, su objetivo será obtener el máximo beneficio.

Existen otras organizaciones no lucrativas cuyo fin va encaminado a actividades de tipo humanitario, cultural, etc.

Funciones de la Empresa

Entre las funciones comunes:

• Contable. Consiste en reflejar el movimiento económico de la empresa.
• Financiera. Se trata de proveer a la organización de los fondos monetarios que necesita y asegurar su correcta utilización.
• Administrativa. Para controlar y planificar el proceso económico de la empresa.
• De Recursos Humanos. Consiste en gestionar todo lo relativo a los empleados.

Entre las funciones específicas:

• Comercial. Buscar el mercado tanto para las compras como para las ventas. Se ocupa de las campañas de publicidad y marketing.
• De producción. Encargada de desarrollar los procesos de elaboración o fabricación.
• De investigación. Estudiar los sistemas de trabajo que hacen más competitiva a una organización.

Otras funciones que se dan:

• Técnica. Elaborar un producto de calidad y a buen precio para que resulte competitivo en el mercado. Es específica de las empresas fabriles o fábricas.
• De seguridad. Velar por el buen desarrollo y secreto de la tecnología empleada en el diseño y fabricación de los productos. Está ligada a la función técnica.
• I+D+i (Investigación + Desarrollo tecnológico + innovación). Consiste en la generación de nuevos conocimientos en la ciencia, la realización de desarrollos tecnológicos y las innovaciones capaces de hacer más competitivos nuestros productos y servicios con el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente o del mercado y aumentar nuestra capacidad competitiva.

Elementos de la Empresa

Podemos dividirlos en dos grupos: internos y externo.

* Elementos Internos

Son aquellos que hacen referencia al patrimonio o capital de la empresa.

a) Elementos o recursos materiales:

• Terrenos, construcciones e instalaciones técnicas.
• Maquinaria y elementos de transporte interno.
• Existencias.
• El dinero.
• Clientes y deudores.

b) Elementos o recursos inmateriales:

• La propiedad industrial.
• El nombre comercial o firma.
• El rótulo del establecimiento.
• Las marcas.

c) Elementos o recursos humanos:

• La clientela.
• Los recursos humanos o elementos humanos.

* Elementos Externos

• Tecnológicos.
• Sociales.
• Laborales.
• Económicos.
• Políticos.
• Medioambientales.

Clases de Empresa

• Por su forma jurídica.
• Por su propiedad.
• Por sus sectores de actividad o productividad.
• Por su tamaño o volumen de producción.

La forma jurídica

Existencia de dos tipos de empresarios: individual y social.

• Sociedades mercantiles. Sociedad Anónima (S.A.), Sociedad Anónima Laboral (S.A.L.), Sociedad Limitada Nueva Empresa (S.L.N.E.), Sociedad Regular Colectiva y Sociedad Comanditaria.
• Sociedades cooperativas. Cooperativas de Trabajo Asociado, Cooperativas Agrícolas, Cooperativas de Crédito, Cooperativas de Viviendas (son las más extendidas).
• Otras formas jurídicas y asociacionales. Sociedades y Fondos de Inversión Mobiliaria, Sociedades de Financiación, Sociedades de Crédito Hipotecario, Sociedades de Arrendamiento Financiero, Sociedades de Garantía Recíproca, Sociedades Mutuas de Seguros, Agrupaciones de Interés Económico (AIE) y Uniones Temporales de Empresas (UTE).

La propiedad de los bienes

• Públicas.
• Privadas.
• Mixtas.

La actividad

• Empresas del sector primario.
• Empresas del sector secundario.
• Empresas del sector terciario.

Según la actividad que desarrollan, distinguiendo entre: extractivas, industriales o productivos y comerciales o de servicios.

• Extractivas.
• Industriales o productivas.
• Comerciales y de servicios.

Número de trabajadores y volumen de facturación.

Tipo de empresa Por n.º de trabajadores Por el volumen de facturación o ventas/año

Pequeña-mediana De 1 a 500 Hasta 6 millones de euros

Grande Más de 500 Más de 6 millones de euros

1.3 La Organización

Según el ámbito empresarial, organizar significa ordenar bajo un mismo plan de actuación todos los recursos productivos de la empresa, tanto las personas y sus responsabilidades como los objetivos programados y los procedimientos de control diseñado para su adecuado cumplimiento.

• Unidad de mando. Cada empleado no debe tener más que un solo jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.
• Fijación de los objetivos. Se deben definir con claridad y precisión los objetivos que se pretenden alcanzar.
• Simplicidad. Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuanto más sencillo sea el trabajo a realizar, más fácil será llevarlo a la práctica.
• División del trabajo. Cada persona tiene que saber el trabajo concreto que va a realizar y la empresa debe intentar que no participe en todas las fases que origina un trabajo. Con la división del trabajo se consigue la especialización.
• Control. Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior o persona cualificada.
• Jerarquía. Se deben delimitar en la empresa una línea jerárquica y saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla.
• Funcionalidad. Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitado.
• Coordinación. Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a diferentes empleados por un superior.
• Responsabilidad. Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcional a sus atribuciones.
• Justicia. Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podríamos llamar proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencias.

Suelen predominar la organización jerárquica y la organización funcional.

Organización jerárquica o lineal.

Se caracteriza por la unidad de mando y disciplina. La autoridad nace de los niveles más altos de la organización y va decreciendo a medida que se desciende en jerarquía. Cada persona sabe quiénes están por debajo o deben obedecerle, y quiénes están por encima o pueden mandarle.

Ventajas:

• Define y concreta la autoridad y la responsabilidad de cada persona.
• Se pueden tomar decisiones rápidas si los problemas no son muy complejos.
• Se puede mantener una disciplina efectiva.
• Cada trabajador sabe quién es su jefe y, por tanto, de quién recibirá órdenes y ante quién tiene que responder de su trabajo.

Inconvenientes:

• No existe posibilidad de especialización, con los problemas que esto entraña.
• Falta de flexibilidad y descoordinación entre departamentos que dependen de diferentes jefes.

Organización funcional.

Se caracteriza por la especialización de las actividades que se desarrollan en la empresa. Cada persona realiza una sola función en la cual es especialista y puede recibir órdenes de varios jefes o superiores, responsables de las diferentes funciones existentes en la empresa.

Ventajas.

• Cada trabajador es especialista en las funciones que desempeña.
• Los jefes adquieren una mayor capacidad de actuación sobre un área limitada.
• Proporciona flexibilidad a la hora de tomar decisiones.

Inconvenientes:

• La coordinación resulta sumamente difícil.
• La existencia de varios jefes, implica una pérdida de influencia y, además, una posible disminución de la responsabilidad.
• La actuación no suele ser conjunta y con frecuencias lentas.

Organización mixta

Fomenta la especialización del puesto de trabajo; así como la afirmación de la autoridad y la responsabilidad.

Ventajas.

• Se especifica quiénes son los jefes de cada área, departamento o sección.
• Cada jefe debe ser responsable de los resultados obtenidos por el personal que está bajo sus órdenes.
• Fomenta la especialización.
• Concreta las responsabilidades.

Inconvenientes.

• Que los jefes minusvaloren a los técnicos especialistas.
• Que los técnicos especialistas pretendan imponer su criterio.

Los organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización de una empresa.

Podemos citar: el organigrama jerárquico, el funcional y el plano.

1.4 Los departamentos y sus áreas funcionales

Funciones de los departamentos

Es la conveniencia de dividir la empresa en estamentos como departamentos, secciones o divisiones.

El factor más importante a tener en cuenta a la hora de crear las correspondientes divisiones departamentales es la posibilidad de controlar y supervisar una actividad o conjunto de actividades complejas.

Podemos agrupar las funciones o actividades de los departamentos de las empresas en cuatro grandes bloques:

• De ejecución.
• De asesoría.
• De servicio.
• Finalistas.

Funciones de ejecución

Se dirigen a obtener las utilidades perseguidas por la empresa, ya sea fabricando, vendiendo el producto o prestando un servicio.

Funciones de servicio

Tienen como finalidad prestar asistencia o auxilio a las funciones de ejecución.

Como ejemplo se pueden citar las funciones de los departamentos relacionadas con investigación, contabilidad y recursos humanos.

Funciones de asesoría.

Son aquellas que tratan de proporcionar consejo e información a las funciones de ejecución y, en ciertos casos, revisar su actuación.

Funciones finalistas

Son aquellas cuya realización es indispensable para la existencia de la empresa, ya que en cada una de ellas los objetivos perseguidos en concreto determinan su naturaleza y contenido.

Como ejemplo de funciones finalistas podemos citar en las empresas manufactureras las realizadas por los departamentos de producción, ventas y financiero; en las empresas comerciales los de compras, ventas y financiero.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Se encarga de los asuntos laborales y sociales del personal de la empresa.

Las tres funciones básicas son:

• Selección y formación. Elige a las personas adecuadas para cada puesto vacante que se pueda producir en la empresa, y se ocupa de su formación mediante cursos, estudios especializados, adaptación al puesto de trabajo, etcétera.
• Contratos, nóminas y seguros sociales. Confecciona los contratos y nóminas, así como la liquidación a la Seguridad Social de la cuota obrera y patronal (TC1 Y TC2).
• Relaciones laborales. Negocia con los trabajadores sobre aspectos tales como retribuciones, descansos, vacaciones, ascensos e incluso el convenio colectivo.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Se encarga de llevar el control y la realización de todos los trabajos administrativos relacionados con la actividad de la empresa.

Funciones:

• Contabilidad. Lleva la contabilidad financiera y de costes, así como la confección de balances, la cuenta de resultados, las pérdidas y ganancias, etc.
• Correspondencia. Redacta y confecciona todas aquellas comunicaciones motivadas por la relación comercial o el entorno de la empresa, como clientes, proveedores, bancos u organismos oficiales. También se encarga de la recepción, del registro y de la distribución del correo que recibe la empresa.
• Archivo. Clasifica y custodia la documentación de la empresa y procede a su tratamiento informático y microfilmado. Guarda la documentación durante el período en el que esté vigente.
• Secretaría y comunicación. Facilita las relaciones de la dirección de la empresa tanto con el resto del personal (convoca reuniones, confecciona circulares, informes o actas), como con el exterior (concierta entrevistas, ruedas de prensa o comunicados).

DEPARTAMENTO COMERCIAL

Es el encargado de realizar todas las compras, las ventas y el control de productos en el almacén.

Funciones:

• Compras.

Realiza estudios de mercado, elige a los proveedores y trata de conseguir las mejores materias primas o productos elaborados al mejor precio y en las mejores condiciones (gestión de aprovisionamiento).

Ventas. Busca a los posibles clientes, promociona sus productos y los vende.

Almacén. Controla las mercancías almacenadas de productos terminados de materias primas, envases, etcétera.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Controla todas las actividades relacionadas con la entrada y la salida de dinero que se producen en la empresa.

Funciones:

Presupuestos. Planifica los posibles gastos e ingresos futuros que se van a producir en la empresa en función de los objetivos finales.

Tesorería. Realiza los cobros a clientes y paga a proveedores, acreedores, empleados, etcétera.

Inversiones. Estudia las inversiones efectuadas por la empresa y planifica las futuras, así como su rentabilidad.

Créditos. Busca el dinero necesario para llevar a cabo las inversiones en las mejores condiciones financieras posibles y controla la amortización de créditos y préstamos.

Relación interdepartamental

Por tanto, cuanto mejor esté organizada y coordinada la estructura de la empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, mayor rendimiento obtendrá.

La coordinación implica establecer unos procedimientos o vías que permitan la transmisión de la información a través de los diferentes departamentos.

Organización funcional.

Se caracteriza por la especialización de las actividades que se desarrollan en la empresa. Cada persona realiza una sola función en la cual es especialista y puede recibir órdenes de varios jefes o superiores, responsables de las diferentes funciones existentes en la empresa.

Ventajas.

• Cada trabajador es especialista en las funciones que desempeña.
• Los jefes adquieren una mayor capacidad de actuación sobre un área limitada.
• Proporciona flexibilidad a la hora de tomar decisiones.

Inconvenientes:

• La coordinación resulta sumamente difícil.
• La existencia de varios jefes, implica una pérdida de influencia y, además, una posible disminución de la responsabilidad.
• La actuación no suele ser conjunta y con frecuencias lentas.

Organización mixta

Fomenta la especialización del puesto de trabajo; así como la afirmación de la autoridad y la responsabilidad.

Ventajas.

• Se especifica quiénes son los jefes de cada área, departamento o sección.
• Cada jefe debe ser responsable de los resultados obtenidos por el personal que está bajo sus órdenes.
• Fomenta la especialización.
• Concreta las responsabilidades.

Inconvenientes.

• Que los jefes minusvaloren a los técnicos especialistas.
• Que los técnicos especialistas pretendan imponer su criterio.

Los organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización de una empresa.

Podemos citar: el organigrama jerárquico, el funcional y el plano.

1.4 Los departamentos y sus áreas funcionales

Funciones de los departamentos

Es la conveniencia de dividir la empresa en estamentos como departamentos, secciones o divisiones.

El factor más importante a tener en cuenta a la hora de crear las correspondientes divisiones departamentales es la posibilidad de controlar y supervisar una actividad o conjunto de actividades complejas.

Podemos agrupar las funciones o actividades de los departamentos de las empresas en cuatro grandes bloques:

• De ejecución.
• De asesoría.
• De servicio.
• Finalistas.

Funciones de ejecución

Se dirigen a obtener las utilidades perseguidas por la empresa, ya sea fabricando, vendiendo el producto o prestando un servicio.

Funciones de servicio

Tienen como finalidad prestar asistencia o auxilio a las funciones de ejecución.

Como ejemplo se pueden citar las funciones de los departamentos relacionadas con investigación, contabilidad y recursos humanos.

Funciones de asesoría.

Son aquellas que tratan de proporcionar consejo e información a las funciones de ejecución y, en ciertos casos, revisar su actuación.

Funciones finalistas

Son aquellas cuya realización es indispensable para la existencia de la empresa, ya que en cada una de ellas los objetivos perseguidos en concreto determinan su naturaleza y contenido.

Como ejemplo de funciones finalistas podemos citar en las empresas manufactureras las realizadas por los departamentos de producción, ventas y financiero; en las empresas comerciales los de compras, ventas y financiero.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Se encarga de los asuntos laborales y sociales del personal de la empresa.

Las tres funciones básicas son:

• Selección y formación. Elige a las personas adecuadas para cada puesto vacante que se pueda producir en la empresa, y se ocupa de su formación mediante cursos, estudios especializados, adaptación al puesto de trabajo, etcétera.
• Contratos, nóminas y seguros sociales. Confecciona los contratos y nóminas, así como la liquidación a la Seguridad Social de la cuota obrera y patronal (TC1 Y TC2).
• Relaciones laborales. Negocia con los trabajadores sobre aspectos tales como retribuciones, descansos, vacaciones, ascensos e incluso el convenio colectivo.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Se encarga de llevar el control y la realización de todos los trabajos administrativos relacionados con la actividad de la empresa.

Funciones:

• Contabilidad. Lleva la contabilidad financiera y de costes, así como la confección de balances, la cuenta de resultados, las pérdidas y ganancias, etc.
• Correspondencia. Redacta y confecciona todas aquellas comunicaciones motivadas por la relación comercial o el entorno de la empresa, como clientes, proveedores, bancos u organismos oficiales. También se encarga de la recepción, del registro y de la distribución del correo que recibe la empresa.
• Archivo. Clasifica y custodia la documentación de la empresa y procede a su tratamiento informático y microfilmado. Guarda la documentación durante el período en el que esté vigente.
• Secretaría y comunicación. Facilita las relaciones de la dirección de la empresa tanto con el resto del personal (convoca reuniones, confecciona circulares, informes o actas), como con el exterior (concierta entrevistas, ruedas de prensa o comunicados).

DEPARTAMENTO COMERCIAL

Es el encargado de realizar todas las compras, las ventas y el control de productos en el almacén.

Funciones:

Compras. Realiza estudios de mercado, elige a los proveedores y trata de conseguir las mejores materias primas o productos elaborados al mejor precio y en las mejores condiciones (gestión de aprovisionamiento).

Ventas. Busca a los posibles clientes, promociona sus productos y los vende.

Almacén. Controla las mercancías almacenadas de productos terminados de materias primas, envases, etcétera.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Controla todas las actividades relacionadas con la entrada y la salida de dinero que se producen en la empresa.

Funciones:

Presupuestos. Planifica los posibles gastos e ingresos futuros que se van a producir en la empresa en función de los objetivos finales.

Tesorería. Realiza los cobros a clientes y paga a proveedores, acreedores, empleados, etcétera.

Inversiones. Estudia las inversiones efectuadas por la empresa y planifica las futuras, así como su rentabilidad.

Créditos. Busca el dinero necesario para llevar a cabo las inversiones en las mejores condiciones financieras posibles y controla la amortización de créditos y préstamos.

Relación interdepartamental

Por tanto, cuanto mejor esté organizada y coordinada la estructura de la empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, mayor rendimiento obtendrá.

La coordinación implica establecer unos procedimientos o vías que permitan la transmisión de la información a través de los diferentes departamentos.