Estándares de Redacción y Presentación de la Correspondencia Comercial

La Correspondencia Comercial

La correspondencia comercial es el sistema de comunicación escrita que utilizan las empresas, tanto en el ámbito interno como externo, en sus diferentes actividades mercantiles.

Cuidar la presentación, el aspecto de la correspondencia y la forma de expresarnos es indispensable para proyectar una buena imagen de la empresa.

Características que Diferencian la Correspondencia Comercial de la Personal o Particular

• Responde a un motivo concreto. (Siempre tiene un motivo conocido).
• Tiene una finalidad económica. (Actividad empresarial, lucro o beneficio).
• Se produce entre personas desconocidas. (Su relación se limita a negocios).

Motivos para la Redacción de Cartas en las Empresas

Las cartas comerciales cumplen diversas funciones esenciales:

• Como instrumento de las actividades comerciales: ofertas, pedidos, envíos, cobros, etc.
• Para comunicar la imagen de la empresa, para darse a conocer o para promocionar sus productos o actividades.
• Para dejar constancia documental de los hechos.

No olvidemos que es un documento que firma de su puño y letra la persona que se responsabiliza del mensaje, lo que no ocurre con el fax o el correo electrónico.

Asuntos que se Pueden Tratar en una Carta Comercial

Prácticamente todos:

• Ofertas.
• Pedidos, órdenes de compras, envíos.
• Circulares informativas.
• Presentación de personas o empresas.
• Acuse de recibo.
• Reclamaciones, etc.

Algunas cartas van acompañadas de información anexa (como catálogos, folletos informativos, gráficos, etc.) para comprender mejor el contenido de los textos escritos.

La Presentación de la Correspondencia Comercial

La primera imagen que se forma el destinatario sobre la persona que remite una carta está relacionada con el aspecto que presenta el documento.

Elementos que contribuyen a la imagen:

• El papel de calidad.
• Limpieza.
• Corrección.
• Elegancia del conjunto.
• Lectura fácil.

El Papel

• De buena calidad.
• Color blanco o tono pastel claro.
• Para las comunicaciones internas, papel de calidad inferior.
• Tamaño: DIN A-4 (210 x 297 milímetros).

Para cartas de dos hojas, la segunda y sucesivas deben ser de la misma calidad, pero sin membrete o con un membrete menos completo (logo, nombre de la empresa, indicando si es la hoja número 2 o sucesivas).

Elegancia en la Presentación: Formato y Distribución

Debemos conseguir una armonía en la distribución del espacio físico del papel:

Interlineado

• Entre línea y línea, un interlineado.
• Entre cada punto y aparte, doble interlineación.

(Entre el saludo y el cuerpo, y entre el cuerpo y la despedida, debe haber el mismo espacio interlineado).

Márgenes

• El margen superior y el inferior vienen determinados por el membrete impreso y la línea final de la hoja.
• Para los laterales, tendremos en cuenta que el izquierdo siempre debe ser más ancho que el derecho.

Principales Características para la Redacción Eficaz de la Correspondencia Comercial

• Que sea de fácil comprensión.
• Que haga una exposición adecuada de los asuntos.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio.
• Tratar los temas independientemente y por orden de importancia.
• No utilizar términos imprecisos (cosa, algo, hacer, poner, etc.).
• No incluir la forma del gerundio en los escritos (ej. Esperando su...).
• Utilizar correctamente los signos de puntuación.
• Evitar pleonasmos (redundancia de palabras). Ej.: Les pedimos que prevean de antemano la situación.
• Evitar frases con formulismos (uso excesivo de formas establecidas para expresarnos). Ej.: Para nosotros es un gran honor comunicarnos.
• Evitar las cacofonías (repetición frecuente de sílabas o letras). Ej.: Hemos recibido la correspondencia correspondiente de nuestro corresponsal.
• Evitar el anacoluto (frase inacabada). Ej.: Con referencia a su escrito del 11 de diciembre de 2014.