Estrategias de Aprovisionamiento Eficiente para la Reducción de Costos Empresariales

Gestión del Aprovisionamiento: Optimización de Costos y Eficiencia Empresarial

La gestión del aprovisionamiento es fundamental para reducir los costes de funcionamiento de la empresa y asegurar la continuidad de sus operaciones. Este proceso abarca desde la identificación de necesidades hasta la aprobación y el pago de las mercancías.

Análisis de Necesidades y Planificación de Compras

El análisis de necesidades consiste en estimar la cantidad de artículos que la empresa va a requerir en el futuro. Lo ideal es mantener una previsión inicial basada en la tendencia, utilizando la media de los últimos datos de demanda para una mayor precisión.

Boletín de Compras

El boletín de compras es el documento oficial a través del cual se comunican internamente las necesidades de adquisición de materiales o servicios.

Selección de Proveedores Estratégicos

La selección de proveedores es un proceso crítico para identificar y elegir al suministrador más apropiado entre los existentes en el mercado. Una elección acertada impacta directamente en la calidad, el costo y la eficiencia de la cadena de suministro.

Criterios Clave para la Selección de Proveedores

• Calidad: Conformidad de los productos o servicios con los estándares requeridos.
• Precio: Costo total de adquisición, incluyendo descuentos y condiciones de pago.
• Plazo de Entrega: Tiempo que tarda el proveedor en suministrar los materiales desde la emisión del pedido.
• Cantidad: Capacidad del proveedor para suministrar las cantidades necesarias.
• Servicio: Soporte postventa, capacidad de respuesta y flexibilidad del proveedor.

Gestión de Pedidos: Tipos y Componentes Esenciales

El pedido es la solicitud formal de materiales o servicios a un proveedor. Es imprescindible que cada pedido vaya numerado, se anote en el libro de pedidos correspondiente y se envíen dos copias al proveedor, una de las cuales debe ser devuelta firmada como acuse de recibo.

Tipos de Pedido

• Pedido Normal: Utilizado para materiales que se agotan en poco tiempo y requieren reposición frecuente.
• Pedido Programado: Aplicado a materiales cuya demanda es conocida y constante, con entregas pactadas para servirla cada cierto tiempo.
• Pedido Abierto: Se realiza por cantidades orientativas, donde el proveedor debe mantener un stock mínimo y se acuerda un precio constante durante un periodo determinado.

Elementos Imprescindibles en un Pedido

• Datos del Comprador: Información completa de la empresa que realiza la compra.
• Número de Orden: Identificador único del pedido.
• Fecha de Expedición: Fecha de emisión del pedido.
• Datos de Identificación del Proveedor: Nombre y datos de contacto del proveedor.
• Relación de los Artículos Solicitados: Descripción detallada de los productos o servicios.
• Condiciones Comerciales: Incluye descuentos aplicados, gastos de embalaje y condiciones de transporte.

Recepción y Verificación de Mercancías

La recepción y verificación de la mercancía puede realizarse directamente en el almacén de la empresa o en la obra, según la naturaleza del material. Es crucial comprobar el estado de la mercancía antes y después de la descarga para detectar posibles daños o roturas. El resultado de esta verificación puede ser conforme o no conforme, dependiendo de si la mercancía recibida es correcta y cumple con lo solicitado.

Proceso de Recepción y Verificación

• Descarga del material.
• Comprobación de los albaranes de entrega.
• Registro del material entrante en el sistema de almacén.
• Colocación y etiquetado del material para su posterior envío a obra o almacenamiento.

Es importante destacar que cualquier fallo o error por parte del proveedor durante este proceso ralentizará el procedimiento de aprovisionamiento y puede generar costes adicionales.

Aprobación de Compras y Formas de Pago

Una vez comprobada y recibida la mercancía, se entrega al responsable de compras la documentación necesaria para su aprobación y posterior gestión de pago.

Documentación Esencial para la Aprobación

Albarán de Entrega:

Justificante de la recepción del producto o servicio.

Pedido u Orden de Compra:

Documento que detalla los precios y las condiciones pactadas con el proveedor.

Factura:

Acredita legalmente la operación de compraventa y es necesaria para el registro contable y el pago.

Formas de Pago Comunes

Las formas más habituales de pago son:

• Efectivo: Utilizado para cantidades muy pequeñas, con una prohibición legal para cantidades superiores a 2.500€ en transacciones entre empresas o profesionales.