Estrategias Clave para la Gestión Efectiva de la Transformación Organizacional y su Seguimiento
Fases Cruciales en la Implementación del Cambio
La gestión exitosa de cualquier proceso de transformación requiere una atención meticulosa a la comunicación y la gestión de las personas afectadas. A continuación, se detallan los pasos esenciales:
- Comunicación Clara y Justificación del Cambio: Asegurarse de que todo el mundo entiende el cambio y por qué es necesario. Incluso si las personas han formado parte del proceso de planificación estratégica, pueden necesitar una explicación adicional. Cuando el cambio afecta a los actores externos a la organización, es fundamental explicárselo también a los interesados directos (stakeholders).
- Gestión de la Respuesta Emocional: Reaccionar ante las ideas y los sentimientos de las personas. Es vital permitirles expresar sus preocupaciones y responder a ellas. Si no es posible estar de acuerdo con su postura, al menos se debe identificar y validar sus sentimientos generados por el cambio.
- Planificación y Transparencia del Proceso: Desarrollar un proceso planificado de cambio y compartirlo con toda la organización o proyecto. Esto permite que los implicados sepan qué esperar y en qué plazos.
- Soporte Continuo: Consultar, apoyar y facilitar un intercambio de información constante durante todo el proceso de cambio.
- Reconocimiento del Éxito: Confirmar y celebrar el cambio una vez que se ha implementado con éxito.
La Evaluación y el Control del Plan
La Evaluación
- La evaluación del plan es un proceso que permite, fundamentalmente, comprobar el logro de los resultados deseados en comparación con los resultados logrados. Esto ayuda a determinar las brechas existentes, qué aspectos de la planificación fallaron y quiénes son los responsables de dichas fallas.
- La evaluación no debe buscar culpabilidades ni acusaciones; de ella deben extraerse las lecciones aprendidas que permitan tomar las medidas necesarias para evitar los errores cometidos en el futuro.
- La evaluación puede ser realizada de manera interna (por los participantes del plan) o de manera externa, a través de un agente ajeno al proceso.
El Control
El control debe ser observado como un instrumento de Dirección, cuyo objetivo es lograr que ocurra lo que se desea y se ha planteado en la organización.
Características del Control de Gestión:
- Requiere utilizar información de forma periódica y no solo por vía excepcional.
- La información que utiliza el Control de Gestión es esencialmente cuantitativa.
- La información puede provenir de fuentes internas y externas.
- Pretende monitorear globalmente lo que está ocurriendo en la organización, aunque no debe caer en una simplificación inútil.
- Los indicadores que considera el Control de Gestión deben ser verdaderos censores o alarmas de aquello que se debe controlar prioritariamente.