Estrategias Clave para la Optimización del Ciclo de Gestión de Pedidos (OMC)

Optimización del Ciclo de Gestión de Pedidos (OMC): Tres Pilares Esenciales

Mejorar el Ciclo de Gestión de Pedidos (OMC) de una empresa requiere un esfuerzo significativo y estructurado. Los esfuerzos más exitosos se basan en tres elementos fundamentales:

• Análisis (Diagnóstico y mapeo de brechas)
• Enfoque del Sistema (Alineación interdepartamental)
• Estrategia Política (Integración y seguimiento inmersivo)

Cada uno de estos pilares desempeña un papel distinto en la mejora general del OMC y exige técnicas de implementación específicas. A continuación, examinaremos cada uno en detalle.

1. Análisis: Mapeo Detallado del OMC e Identificación de Brechas

Durante el curso de nuestra investigación, visitamos varias empresas que intentaban activamente revisar y mejorar su OMC. Sin embargo, solo dos habían logrado un progreso significativo. Es importante destacar que ambas comenzaron por comprender el ciclo completo de principio a fin.

Estas empresas no se limitaron a crear un diagrama simple o un informe estándar. Una de ellas, por ejemplo, estableció lo que denominamos “Salas de Operaciones” (o War Rooms): dos oficinas adyacentes. Las paredes de estas salas estaban cubiertas con cartulinas y hojas de papel codificadas por colores, utilizando hilos para trazar gráficamente el flujo de pedidos desde el primer paso hasta el último. Este método permitió:

• Resaltar problemas críticos.
• Identificar oportunidades de mejora.
• Definir posibles pasos de acción.

2. Enfoque del Sistema: Integración de Componentes y Eliminación de Fronteras

El enfoque del sistema busca alentar la alineación interdepartamental y el movimiento a través de los límites funcionales. Los gerentes disponen de varias herramientas para lograr esta integración:

Incentivos y Compensación

Mediante el sistema de compensación de la empresa, los gerentes pueden implementar planes conjuntos de recompensas. Estos planes están diseñados para motivar a los empleados a adoptar una visión sistémica del rendimiento de la empresa, trascendiendo los silos funcionales.

Medición del Desempeño

Al diseñar las métricas de desempeño, es crucial incluir indicadores que reflejen el rendimiento a través de los límites departamentales o en todo el sistema. Esto asegura que el éxito individual esté vinculado al éxito global del OMC.

3. Estrategia Política: Seguimiento Inmersivo y Cierre del Bucle

La estrategia política se centra en “cerrar el bucle” entre quienes proveen los servicios (operaciones) y quienes establecen la estrategia (dirección). Esto implica vincular estrechamente a toda la empresa a través del ciclo de gestión de pedidos.

Los gerentes deben replicar la técnica utilizada en nuestra investigación: realizar un seguimiento inmersivo de un pedido específico. Esto significa seguir literalmente una orden a través de cada paso del OMC, desde su inicio hasta su finalización, para obtener una comprensión práctica y detallada de los puntos de fricción y las oportunidades de mejora.