Estrategias de Comunicación Efectiva en el Entorno Empresarial

Tipos de Comunicación en la Empresa

Comunicación Interna: Es el proceso que permite la comunicación entre los miembros de la empresa. / Comunicación Externa: Es el intercambio de comunicación entre la empresa y el público.

Objetivos de la Comunicación Interna

• Informar: Dar a conocer la organización, la política de la empresa y sus objetivos.
• Formar: Aumentar las competencias y facilitar la adaptación del personal.
• Motivar: Lograr que los trabajadores se sientan más valorados y asuman los objetivos como suyos.

Nota: Los jefes deben tener en cuenta los consejos competentes del trabajador; la comunicación ha de ser más actitudinal que técnica.

Ventajas de una Buena Comunicación Interna

• Difundir información general.
• Mejorar la retroalimentación (feedback).
• Atenuar rumores.
• Crear hábitos de comunicación.
• Evitar duplicidades.

Ventajas para los Agentes Implicados

• Dirigentes: Sensibiliza el espíritu de equipo y fomenta la confianza.
• Trabajadores: Sienten reconocido su trabajo, reciben información y participan en la toma de decisiones.

Tipos de Comunicación Interna según su Contenido

• Operacional: Mensaje centrado estrictamente en las tareas del trabajo.
• Motivacional: Mensaje que favorece el sentimiento de pertenencia y ganas de trabajar.

Etapas de la Comunicación Oral

1. Analizar la situación

• Fin: Definir el objetivo (informar, convencer, pedir).
• Destinatario: Considerar el número de personas y su nivel.
• Limitaciones: Tener en cuenta el tiempo y el espacio disponible.

2. Preparar el mensaje

Ordenar las ideas, adecuar el lenguaje y preparar los soportes de apoyo.

3. Emitir el mensaje

Cuidar el aspecto físico, la voz y la comunicación no verbal.

Factores de Calidad en la Comunicación Oral

Claridad y seguridad, precisión de ideas, interés provocado, entonación, pronunciación y volumen.

Errores del Receptor

• No atender al emisor.
• Intervenir sin dejar que acabe el emisor.
• Evaluar el mensaje sin intentar captar el punto de vista ajeno.
• Escuchar solo parcialmente.

Pautas para una Escucha Activa

Dejar hablar, crear un buen ambiente, estar dispuesto a escuchar, eliminar las distracciones, tratar de ponerse en el lugar del otro, no interrumpir, dominar nuestro temperamento, no criticar demasiado y preguntar solo lo necesario.

Comunicación Escrita y Eficacia

Factores de Calidad en la Comunicación Escrita

Presentación y soporte, contenido, corrección gramatical, riqueza de vocabulario, claridad, comprensión e imagen profesional.

Defectos del Emisor

• No organizar las ideas previamente.
• Falta de seguridad.
• Incluir demasiadas ideas o no relacionarlas entre sí.
• Desconocer el nivel del auditorio.
• Usar el código de forma incorrecta.

Pautas para una Comunicación Eficaz

• Pensar en el objetivo antes de comunicar.
• Concretar las ideas principales.
• Estar seguros de lo que decimos y de su utilidad.
• Articular el mensaje de forma sencilla y razonable.
• Adaptar el mensaje al destinatario.
• Analizar los factores humanos involucrados.
• Elegir el momento y el método adecuado.
• Usar la retroalimentación.
• Reforzar las ideas con anécdotas o experiencias personales.