Estrategias para una Comunicación Organizacional Efectiva y Gestión de Órdenes

Condiciones para transmitir las órdenes de trabajo

• Transmisor: es el superior inmediato.
• Mensaje: es la orden que se emite.
• Medio: es el canal escrito o hablado.
• Subordinado: es el receptor.

Los requisitos para que la orden sea eficaz son: claridad, que sea completa, que no sea ambivalente ni interpretada, transmitida sin alternativas, acompañada con razonamientos (si se puede), con acuse de recibo y admisión de sugerencias del subordinado, con predisposición a modificar las órdenes en función de las sugerencias y con predisposición a evaluar los resultados de las órdenes y sus causas.

Distorsión y rupturas de la información en la organización

La mala comunicación provoca la pérdida de información.

El Emisor

Quien emite: lo que es claro para él, puede que para el que lo recibe no sea así. Existen palabras que signifiquen distinto para el receptor y el emisor. Es fundamental adecuar el tono a lo transmitido y no usar tonos autoritarios. No se deben transmitir mensajes contradictorios o gestos incoherentes; debe haber congruencia entre lo dicho y lo expresado.

El Canal

Si es solo escrito, se convierte en burocrático e impersonal y no se le presta atención. Para que sea efectivo, es mejor la comunicación cara a cara. La información es preferible entregarla por escrito y explicada.

El Receptor

Es el objetivo principal de la comunicación. No debe limitarse a oír, sino a escuchar. No debe tener prejuicios y debe eludir interpretaciones subjetivas. Debe preguntar sin problemas si no entiende algo. Su estado emocional no debe influir en la recepción del mensaje.

Saber escuchar

Se escucha mal cuando el tema es aburrido, es muy complicado o es muy elemental.

• Escuchar de forma activa tiene ventajas como: establece confianza, se reduce la tensión y se logra más productividad.
• Hay 3 niveles de escucha: no escuchar nada, escuchar palabras y asimilarlas, y escuchar activamente asimilando lo escuchado.

Saber comunicar

Es dar el 100% de la información. Sin embargo, no debe ser demasiada información; debe ser concisa, clara y gráfica.

Documentos informativos

• Memorándum: para la comunicación interna de un grupo de trabajo, principalmente para convocar reuniones.
• Informes: deben tener brevedad, claridad y contar con gráficos. Están compuestos por la introducción, exposición y conclusión.