Estrategias de Comunicación y Requisitos Legales para la Seguridad en Eventos Masivos

Herramientas Esenciales de Comunicación para Eventos

El Dosier de Prensa (Press Kit)

El dosier de prensa es una herramienta fundamental para los medios. Debe ser conciso y contener la información más relevante del evento.

• Mejor breve que extenso.
• Información relevante del evento.
• Horarios exactos del acto y localizaciones.
• Discursos clave.
• Datos que se desean destacar.
• Repite tu claim y destácalo.
• Puede entregarse por QR, en papel o mediante WhatsApp personalizado durante la inscripción.
• Explica todos los servicios y facilidades de que disponen los asistentes.
• Persona de contacto.
• Datos de interés de la compañía u organización.

La Nota de Prensa

La nota de prensa es la información oficial destinada a los medios. Debe centrarse en un hecho noticioso, que puede ser la convocatoria a tu evento.

• Cuerpo de noticia real: debe incluir titular, entradilla y cuerpo de la información.
• Debe ir fechada y redactada con el logotipo de la institución.
• Utilizar lenguaje formal y corporativo.
• Máximo un folio.
• Firma de la persona de contacto del Gabinete de Comunicación.
• Se envía por correo electrónico, WhatsApp o redes sociales a los medios.

Tipos de Notas de Prensa

• Nota informativa: Presenta alguna novedad.
• Nota de desmentido.
• Nota de convocatoria: Especialmente útil para la promoción de tu evento.
• Nota de felicitación o condolencia.
• Nota de pago: Considerada publicidad o Branded Content.

Requisitos Legales y Planificación de Seguridad para Eventos

El Plan de Seguridad según el Decreto 86/2013

El Decreto 86/2013, de 1 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento de actividades clasificadas y espectáculos públicos, define las condiciones que debe tener un Plan de Seguridad.

Según establece el artículo 10 del Decreto, el organizador de un evento debe elaborar un Plan de Seguridad cuando el aforo máximo autorizado del evento sea superior a 200 personas. El plan debe ser redactado por un técnico competente y contener, como mínimo, los siguientes elementos:

Contenido Mínimo del Plan de Seguridad

1. Una memoria descriptiva del evento.
2. Los planos del recinto.
3. El análisis pormenorizado de cada uno de los factores de riesgo para la seguridad.
4. Los recursos humanos y materiales con los que se cuenta para hacer frente a los riesgos identificados.
5. La estructura y asignación directa de responsabilidades.
6. Los protocolos de intervención en caso de emergencia.
7. Los puntos o zonas seguros de reunión en caso de emergencia y evacuación.
8. La determinación de los dispositivos de asistencia sanitaria del evento.

Coordinación Municipal

Asimismo, el ayuntamiento deberá establecer, a través de sus ordenanzas, del plan de emergencia municipal o de forma específica para el evento en cuestión, el mecanismo de coordinación de los distintos planes de seguridad, interior y exterior, que concurran en la celebración de un espectáculo público en su término municipal.