Estrategias de Control y Supervisión en la Ejecución de Proyectos

Puesta en Práctica del Plan: Deberes Clave durante la Ejecución

1. Control del Desarrollo del Trabajo

El control es la actividad central durante la puesta en práctica. Se divide en tres pasos:

1.1. Establecimiento del Estándar

• Consultar constantemente las especificaciones.
• Si el proyecto se desvía, no se garantiza el éxito.
• Las herramientas para los administradores (adm.) son los diagramas.

1.1.1. Diagramas para el Control del Proyecto

Identificación de Puntos de Control

Identifique cuándo y cómo saber que algo no marcha como es debido y qué se haría. Esto minimiza la posibilidad de ser tomado por sorpresa. (Se utilizan 3 parámetros).

De Control de Proyecto

Utiliza calendario y presupuesto, comparando lo actual con lo planificado.

De Hechos Importantes

Presenta un amplio calendario de trabajo y fechas de control, listando días clave.

1.1.2. Diagrama de Control del Presupuesto

Son dos pasos: Se hace una lista de subunidades y se elabora una gráfica de los costos presupuestados.

1.2. Supervisión de la Ejecución

Es la forma de saber y comparar lo que está sucediendo.

Formas de Mantenerse al Tanto

Inspección

Forma más común de supervisar. La realiza el administrador o adiestrados.

Revisiones Periódicas del Resultado

Comunicaciones entre el administrador y los responsables de cada subunidad (individual, en grupo o frente a frente).

Comprobaciones

Verificar la calidad del proyecto para confirmar la calidad deseada.

Auditoría

La hacen expertos externos al proyecto, no los miembros del equipo.

¿Cómo Conducir las Revisiones Periódicas del Desarrollo?

Deben tener lugar dentro de un calendario fijo. Son tres temas en agenda:

1. Revisión del desarrollo efectuando los planes.
2. Revisión de los problemas encontrados y cómo se han manejado.
3. Revisión de los problemas anticipados.

Papel del Administrador durante la Revisión

Oyente

Escuchar lo que le informan del desarrollo, la desviación del plan, los problemas y las soluciones. Escucha cómo se dice.

Contribuyente

Ayudar a solucionar problemas con conocimientos y experiencia.

Integrador

Integrar las partes del proyecto, haciéndolas compatibles.

Líder

Es el papel más importante que puede tener el administrador. Usando todas las técnicas, el líder orienta hacia el objetivo de terminar el proyecto según las especificaciones, con puntualidad y dentro del presupuesto.