Estrategias Efectivas para la Comunicación Escrita en Empresas
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La Comunicación Escrita y sus Técnicas
La comunicación escrita, para ser eficaz, debe reunir las siguientes condiciones:
- Claridad: El escrito debe ser sencillo, dando lugar a una sola interpretación.
- Brevedad: En la redacción de cualquier documento debemos ser concisos.
- Corrección gramatical.
- Presentación: Debemos cuidar la calidad y el formato del papel, el diseño, el tipo de letra, los márgenes, la calidad de impresión y evitar manchas y tachones.
Según la información que se pretende transmitir en las empresas, existen diferentes tipos de documentos: Contrato de trabajo, Nota interior, Orden de trabajo, Informe, Instancia, Acta, Folleto, Periódico de empresa, Tablón de anuncios, Carteles, Carta (personal, comercial, oficial, circular), etc.
Redes de Comunicación
Se conocen como redes de comunicación las estructuras que puede establecer una empresa para hacer circular la información hasta que llega a sus destinatarios. De su elección depende, en mayor o menor grado, la eficacia para conseguir que ésta llegue en el momento oportuno y a la persona adecuada.
Las principales redes de comunicación formal son:
a) Red en cadena:
La comunicación se establece con la persona que se tiene más próxima y la información desciende rápidamente, interrumpiéndose cuando alguien detiene la información. Se trata de una red de comunicación basada en la jerarquía existente en una empresa. Ejemplo: Director-Mando Intermedio o Encargado-Trabajador.
b) Red en estrella:
Se caracteriza porque una persona coordina la comunicación con las demás y, normalmente, es quien detenta el poder jerárquico. De este modo, la información queda centralizada.
c) Red en Y:
En este caso hay dos líderes que coordinan y centralizan la comunicación en la empresa, pudiendo surgir conflictos entre ambos. Es el caso, por ejemplo, de la Dirección Económica Financiera de una empresa donde el Jefe de Contabilidad y el Jefe de Tesorería comparten el mismo personal (contables y administrativos).
d) Red en círculo:
En este tipo de red, la comunicación circula de unos a otros sin que nadie quede excluido y sin que se establezcan roles jerárquicos entre ellos. Este tipo de red es muy frecuente en las Cooperativas.
e) Red en varias direcciones:
Se caracteriza porque todas las personas se comunican entre sí, logrando un alto grado de satisfacción. Un ejemplo de este tipo de red es la que se establece en una empresa a través del teléfono interior.