Estrategias para la Gestión de Proyectos: Reuniones, Stakeholders y Alcance

Tipos de reuniones durante el proyecto

• Lanzamiento del proyecto.
• Reuniones de seguimiento del proyecto.
• Reuniones internas (equipo) y externas (cliente).
• Reuniones de aclaración de requisitos.
• Reuniones de aceptación de entregables.
• Reuniones de cierre de proyecto.

Recomendaciones

• Fija un tiempo y cíñete a él.
• Planifica y reserva las reuniones recurrentes con antelación.
• Toda reunión tiene un propósito.
• Convoca solo a las personas adecuadas.

Los Stakeholders de un proyecto

1. Definición de Interesados

Alguien cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente:

• El patrocinador.
• Cliente.
• La organización ejecutora.
• Los miembros del proyecto.

2. El Director de Proyectos debe:

• Identificar a todas las partes implicadas rápidamente. (Si aparecen más tarde, realizar modificaciones del proyecto).
• Determinar todos los requerimientos y sus expectativas.
• Comunicarse.

Componentes de la definición del alcance de un proyecto

• Objetivos del proyecto: Los objetivos deben ser SMART.
• Descripción del alcance del producto/servicio: Describir especificaciones del producto o servicio como resultado único del proyecto.
• Requisitos del proyecto: Describen las características y atributos que deben tener los entregables del proyecto para satisfacer el contrato o especificación del proyecto.
• Entregables: Deben incluir productos o servicios, resultados, informes y documentación de la dirección del proyecto.
• Límites: Especifica lo que está incluido dentro y establece qué está excluido del mismo.
• Restricciones: Enumera y describe restricciones que limitan opciones de elección.
• Organización inicial del proyecto: Identificación de los miembros del proyecto.
• Limitación de fondos: Limitaciones en financiación del proyecto.
• Estimación del coste: Calcula el coste total esperado.
• Riesgos iniciales: Riesgos conocidos al iniciar el proyecto.
• Procedimiento de control de cambios: Describe el proceso de control de cambios a seguir.

Work Breakdown Structure (WBS)

Es una descomposición jerárquica orientada a los entregables. Incluye el trabajo a realizar para poder conseguir los objetivos del proyecto. Básicamente, se trata de una representación visual del trabajo a realizar.