Estrategias Operativas y de Branding para la Organización Exitosa de Eventos

Gestión del Acceso y Seguridad en Eventos

El control de acceso es fundamental para garantizar la seguridad y la fluidez durante el evento:

• Control de invitaciones.
• Validación electrónica de entradas.
• Acreditaciones.
• Pulseras de control.
• Control de seguridad.

Estrategia de Conexión Emocional y Branding

La presencia en eventos es una oportunidad clave para fortalecer la marca y generar engagement:

1. La producción, montaje y diseño de escaparates feriales debe identificar a la marca de forma inequívoca durante su participación.
2. En función de los objetivos, la empresa de interiorismo debe incorporar los valores corporativos para apuntalar el branding.
3. Dado que bastan 5 segundos para captar la atención de los participantes, el engagement, las gráficas y la tecnología son herramientas ideales de interacción para que el stand no pase desapercibido.

Organización del Equipo y Desarrollo de Tareas

La estructura de Recursos Humanos debe cubrir todas las áreas operativas y estratégicas del evento, asignando responsabilidades claras:

• Administración y Relaciones Públicas/Institucionales

  A cargo de tareas de carácter administrativo inherentes al evento y de las relaciones con los diversos actores implicados.

• Logística

  La parte más práctica del equipo, encargada de cuestiones de transporte, de escenografía, de detalles de índole instrumental y de dar soluciones y respuestas a preguntas técnicas.

• Creativas

  Para la realización de soportes físicos y digitales de comunicación, identidad visual, logotipos, lemas, etc.

• Ejecutivas/Directivas

  Para tomar las decisiones más importantes, especialmente en lo que concierne al presupuesto y al contenido.

Riesgos Críticos en la Asignación de Personal

Es fundamental evitar dos peligros comunes en la gestión de equipos:

1. La sobresaturación de la persona que es responsable de varias tareas.
2. La descoordinación de esta persona con el resto del equipo que sí realiza una función muy específica y bien delimitada.

Proceso de Selección y Formalización de Voluntarios

La correcta selección de los voluntarios se lleva a cabo siguiendo una serie de pautas esenciales:

• Definición de los requisitos y habilidades necesarias a fin de establecer un perfil del voluntario.
• Búsqueda de candidatos a través de carteles, correos electrónicos, página web, redes sociales, etc.
• Reunión inicial con los candidatos para cerciorarse de que sus motivaciones, compromiso y disponibilidad se adecuan a lo buscado.
• Elección de los candidatos.
• Formalización del compromiso mediante la firma de un documento vinculante para ambas partes.
• Explicación de sus deberes y funciones en el conjunto del equipo de organización de un evento.

Señalización y Servicios Esenciales para el Participante

Una señalización clara y completa es vital para la experiencia del asistente. Los puntos clave a indicar incluyen:

• Teléfonos públicos.
• Entradas y salidas.
• Taquilla y/o acreditación.
• Aseos.
• Fuentes de agua potable.
• Puestos de primeros auxilios.
• Áreas de recreo e instalaciones de camping.
• Parking.
• Puntos de información y Objetos Perdidos.
• Mapa de transporte público con indicación de paradas cercanas y horarios.
• Ubicación del Personal de Seguridad.
• Detalles del programa.