Estrategias de Seguridad Digital y Sistemas de Clasificación de Archivos

Mecanismos de Seguridad

Seguridad en las Comunicaciones

• 1. Firma digital: Su función es demostrar la autenticidad del mensaje como, por ejemplo, en contratos comerciales electrónicos o facturas electrónicas.
• 2. Sellado de tiempo: Permite demostrar que ciertos datos existen o existieron y desde cuándo no se han modificado.

Seguridad de Almacenamiento

• 1. Cortafuegos: Permite controlar la conexión entre Internet y el ordenador.
• 2. Antivirus: Previene y evita la activación, la propagación y el contagio de virus.
• 3. Administración de cuentas de usuarios: Sirve para verificar la identidad de los individuos que estén utilizando un ordenador.
• 4. Recuperación de datos: Copia de seguridad, duplicado del documento.

El Archivo

Motivos por los cuales debemos tener unos archivos ordenados y clasificados:

• Permite guardar, conservar y gestionar la información.
• Facilita la localización de documentos con rapidez y eficiencia.
• Permite cumplir con las disposiciones legales sobre conservación de documentación.
• Sirve de soporte para la toma de decisiones.

Tipos de Archivo

• Activo: En él se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, bien porque son de fecha reciente o porque se refieren a procesos empresariales en marcha.
• Semiactivo: Recoge documentación que ha dejado de estar vigente, pero que no se va a destruir de inmediato, bien porque hay que conservarla por imperativo legal o bien porque es de interés para la empresa.
• Inactivo/Definitivo: Se usa para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia, siguen teniendo valor histórico o documental para la empresa.

Sistemas de Clasificación Exactos

• Clasificación alfabética: Sigue el orden alfabético para algún atributo de la información.
• Clasificación geográfica: Se basa en el lugar del que procede la información.
• Clasificación cronológica: Organiza la información por fechas.

Sistemas de Clasificación Ambiguos

• Clasificación temática: Consiste en agrupar los contenidos similares por categoría.
• Clasificación por grupos de usuarios: Si la información se presenta por separado a los distintos interesados.