Estructura y Calidad en la Redacción de Informes de Auditoría Administrativa

Elementos Estructurales del Informe de Evaluación

Definiciones y Componentes Clave

Metodología: Describe el sistema seguido en el desarrollo de la actividad, lo cual incluye las **técnicas y procedimientos** aplicados para obtener la información mínima requerida y la validación de la misma.

Alcance: Indica la extensión o profundidad de la actividad evaluada, que toma en cuenta funciones, **prácticas de trabajo**, manuales de organización y de procedimientos, y sistemas administrativos para obtener información.

Apreciación de Hechos Relevantes: Al efectuar su trabajo, el auditor suele detectar situaciones tanto positivas como negativas, algunas consideradas de **interés general** y otras de **trascendencia**.

Observaciones: En este apartado se indican los resultados obtenidos en la evaluación y comprende el reconocimiento de los aspectos positivos, pero sobre todo las **deficiencias encontradas**, que es lo que desean conocer los directivos.

Salvedades: En forma profesional, el auditor **comunicará** a la organización aquellos hechos o situaciones que le impidan opinar en un momento dado sobre cierto aspecto de la evaluación que practica.

Limitaciones: **Contratiempos** que obstaculizan el desarrollo de la evaluación e impiden cumplir con eficiencia lo que se ha calendarizado.

Recomendaciones: Aportación profesional del auditor que consiste en manifestar las indicaciones y **sugerencias de mejora** en las áreas o funciones en las cuales se haya detectado alguna deficiencia al momento de aplicar la evaluación.

Presentación de Recomendaciones:

• Al final del informe
• Al final, agrupadas
• En cada apartado
• Al inicio del informe

Anexos: Es un apartado que **complementa la información** del informe de auditoría.

Amplitud: Hace referencia a la extensión del documento, pero por lo general no se establece una delimitación al respecto. En el ámbito de la auditoría administrativa se suelen dar los extremos, es decir, tanto informes cortos como largos; esta cuestión depende en gran medida del **criterio del auditor** y de las necesidades específicas del tema.

Calidad y Comunicación en la Redacción

Importancia de la Redacción

Es indispensable que en la redacción se observen aspectos que permitan proporcionarle la **claridad deseable** al documento. A continuación, se listan algunas recomendaciones sobre lo que es preferible **evitar** en estos casos:

• Ahondar demasiado en los procedimientos utilizados en la evaluación
• Utilizar expresiones ambiguas
• Emplear palabras rebuscadas
• Citar reiteradamente un punto
• Personalizar errores
• Utilizar lenguaje destructivo o agresivo
• Usar términos de manera vaga
• Enfatizar la exposición negativa
• Redundar en ideas
• Utilizar palabras poco significativas y complicadas
• Emplear palabras en un sentido erróneo