Estructura y Características de los Servicios de Documentación en Televisión

1. Documentación Televisiva Generada en el Medio de Comunicación

Los inicios de la documentación en televisión son muy recientes, ya que en un primer momento los programas de televisión que emitían las distintas cadenas no se grababan. Por lo tanto, no había grabaciones que guardar en el archivo. De épocas posteriores sí hay algunas grabaciones porque se empezaron a conservar en películas. Posteriormente, se grababan y conservaban en vídeo, y desde estos casos recientes se guarda prácticamente todo, por lo que existe gran cantidad de material, normalmente en formato digital. Se guardan tanto originales como copias, etc. Sin embargo, ha aparecido también un nuevo fenómeno, y es la subcontratación a empresas externas de la documentación de la televisión, siendo en algunos casos estas empresas las que almacenan y gestionan esta documentación.

El valor de la documentación televisiva es muy alto, por eso cada vez más las televisiones intentan conservar estos documentos, fundamentalmente con los siguientes objetivos:

1. Para conservar algo de mucho valor económico.
2. Para hacer posible la reemisión de programas.
3. Para reutilizar fragmentos en nuevas producciones.
4. Para la comercialización de programas completos.
5. Como fuente de información, lo que exige realizar en el centro de documentación un análisis documental detallado.
6. Como copia judicial o bien para colaborar con comisiones de investigación.

En los centros de documentación en televisión, lo más importante son los cuatro tipos de documentos que existen:

• Documentación escrita
• Documentación sonora
• Documentación fotográfica
• Imágenes de vídeo

En el centro de documentación de televisión se tienen que almacenar y gestionar todo este tipo de material que entra en la televisión por una doble vía. Por un lado, porque hay documentos producidos o generados por la propia empresa y, en segundo lugar, porque existen otros documentos que la televisión ha adquirido para emitirlos o para su consulta con los profesionales que trabajan ahí. No obstante, a pesar de este doble origen, una vez que se han impuesto los soportes digitales, existe una integración de toda la información en un entorno multimedia, con independencia de que sea información textual, sonora o audiovisual. Es importante recordar que los centros de documentación tienen que estar organizados de manera que puedan responder a las demandas de información que se producen, teniendo en cuenta que la actividad en una televisión se mantiene 24 horas y que se pueden producir cambios inesperados.

Clasificación de la Información en Televisión

En cuanto a los tipos de información, se pueden hacer diversas clasificaciones. Por ejemplo, López de Quintana establece cuatro grupos según un criterio que él denomina "modo de presencia":

1. Información externa: Las imágenes, teletipos, etc., que se reciben en las cadenas de televisión.
2. Información generada: Se hace en la propia televisión y en la que se incorpora la información externa.
3. La información emitida: Esta información implica unos derechos de autor que tiene que gestionar el centro de documentación.
4. Información acumulada: El conjunto de las tres anteriores. Sirve para alimentar nuevos procesos de información que, a su vez, generarán nuevas informaciones.

Clasificación Según los Soportes de Documentos

1. Información escrita: Se encuentran prensa, teletipos y las noticias de agencia, internet, fuentes electrónicas, bases de datos, etc.
2. Registros sonoros: Producciones comerciales de música y efectos y su propia producción musical. Utilizan librerías musicales que reproducen estilos musicales muchas veces en una interpretación no comercial y repetida en distintos fragmentos de tiempo.
3. Fotografías y material didáctico: Este material lo pueden tener o bien por la compra de materiales o bien por la cobertura de actos públicos.
4. Imágenes en movimiento: Tienen mayor contenido informativo que los textos, por dos motivos: porque es posible fragmentar los contenidos y porque es posible reutilizar los contenidos en conceptos diferentes. Hay que advertir que para reutilizar los fragmentos de las imágenes en movimiento es necesario que las copias tengan bastante calidad.