Tipos de Documentos Administrativos Fundamentales

El Acta: Resumen de Reuniones

El acta es un escrito donde se recoge el resumen de lo tratado en una reunión. Se deben hacer constar los siguientes elementos esenciales:

• Objeto de la reunión.
• Tipo de junta (ordinaria o extraordinaria).
• Convocatoria (en primera o segunda).
• El Orden del Día.
• Asuntos tratados y acuerdos tomados.
• Resultado de las votaciones.
• Datos temporales y geográficos (ciudad, fecha, hora de comienzo y fin).
• Aprobación del acta y firma de los asistentes.

El Certificado: Autentificación de Hechos

El certificado es un escrito en el que se autentifica un hecho determinado y se utiliza para hacer constar circunstancias como el estado civil, estudios realizados, etc. Se utiliza el formato DIN A4, puede escribirse en primera o tercera persona, y consta de 3 partes:

Estructura del Certificado

1. El Encabezamiento: Contiene el membrete de la empresa que expide el certificado y la identificación de la persona que firma.
2. Texto: Comienza con la expresión CERTIFICO escrita en mayúsculas y precedida de la palabra "que".
3. Cierre: Con una serie de fórmulas protocolarias.

La Solicitud o Instancia: Petición Formal

La solicitud o instancia es un documento oficial en el que un particular demanda o solicita algo a un organismo competente. Se entrega en el registro para quedar con una copia sellada y fechada por el organismo donde se presenta, iniciándose así un procedimiento administrativo. En la actualidad, la mayoría de las solicitudes están normalizadas. Puede escribirse en primera o tercera persona, en formato DIN A4.

Partes de la Solicitud (5 Elementos)

1. Encabezamiento: Contiene los datos del emisor.
2. Exposición: Donde se explica el motivo de la solicitud y comienza siempre con la palabra EXPONE.
3. Solicitud: Donde se hace constar de una manera breve lo que se pide.
4. Cierre: Que indica la ciudad donde se escribe y la fecha completa.
5. Pie: Donde se escribe el tratamiento o cargo del organismo y la ciudad donde reside el destinatario de la solicitud.

El Oficio: Comunicación Oficial Pública

El oficio es un documento que, con carácter oficial, utilizan los organismos públicos, en los que se notifica alguna cosa de interés concerniente a un particular o empresa. Debe escribirse en ordenador y consta de 3 partes:

Estructura del Oficio

1. Encabezamiento: Contiene el membrete de la autoridad.
2. Exposición: Es el texto escrito donde se recogen los antecedentes.
3. Cierre: Donde se firma, antefirma y cargo de la persona que firma el oficio y la fecha.