Estructura, Información y Calidad en la Gestión Empresarial

Conceptos Fundamentales de Organización y Gestión Empresarial

1. División del Trabajo

La división del trabajo es la segmentación de las actividades en tareas específicas que se desean realizar. Su objetivo principal es lograr una mayor eficiencia y productividad en el menor tiempo posible.

2. Organización

La organización se refiere a los principios y leyes que permiten asignar y distribuir los recursos empresariales de forma eficiente para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

3. Elementos de la Estructura Organizativa

La estructura organizativa está formada por el conjunto de elementos que la integran, junto con las atribuciones que tienen asignadas y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los mismos. Dentro de la estructura organizativa se distinguen los siguientes elementos:

• Los puestos de trabajo, las personas que los ocupan y sus funciones.
• Los departamentos y agrupaciones.
• Los niveles de jerarquía.
• Los canales de comunicación entre los trabajadores, departamentos y niveles jerárquicos.

4. Organigrama

El organigrama es la representación gráfica del conjunto de interrelaciones funcionales entre los distintos departamentos de la empresa. Es decir, un gráfico que representa la estructura empresarial y que sitúa a cada componente en una posición concreta dentro de la organización.

5. Organización Formal

La organización formal es el conjunto de departamentos, niveles jerárquicos y grupos de trabajo preestablecidos de forma oficial por la empresa. Pueden ser permanentes o temporales y se unen para realizar funciones relacionadas entre sí con objetivos empresariales.

6. Organización Informal

La organización informal es la estructura que surge de forma espontánea, al margen de lo que la empresa marque como oficial. Se pueden destacar, por ejemplo, las relaciones de amistad entre los empleados.

7. Balance Social de la Empresa

El balance social de la empresa es el instrumento de medición de los resultados sociales favorables y desfavorables obtenidos por la empresa en un período de tiempo determinado. Se trata de medir el impacto de la empresa en la sociedad que la rodea, evaluando el activo y el pasivo social que la empresa genera. Para realizar el balance social es necesario:

• Información sobre el impacto social de la actividad de la empresa.
• Valoración de los resultados sociales alcanzados.
• Contraste social del proceso de valoración.

8. Departamentalización

La departamentalización es la operación de dividir la empresa en diferentes departamentos. Estos son agrupaciones de trabajadores y actividades que gozan de mayor o menor grado de autonomía en el desempeño de una o más funciones de la empresa.

9. Comunicación

La comunicación es la transmisión de una idea o un significado a otras personas por medio de símbolos. Un buen sistema de comunicación tiene las siguientes ventajas:

• Favorece el logro de objetivos empresariales.
• Permite la adopción de decisiones correctas.
• Fomenta un buen clima laboral y la motivación.

10. Tipos de Flujos de Comunicación

Existen diferentes tipos de flujos de comunicación dentro de una organización:

• Comunicación ascendente.
• Comunicación descendente.
• Comunicación horizontal.

10.1. Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente es la comunicación existente desde niveles jerárquicos inferiores a niveles superiores. Permite a la dirección conocer la situación de los demás niveles de la organización.

10.2. Comunicación Descendente

La comunicación descendente es la comunicación existente de niveles jerárquicos superiores a niveles inferiores. Se produce, por ejemplo, cuando se emiten órdenes que suelen llegar a los jefes de departamento y, desde ahí, estos las expanden por los miembros del departamento.

10.3. Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal es la comunicación existente entre niveles jerárquicos de rango similar.

11. Calidad Total

La calidad total es un sistema de gestión de las empresas basado en:

• Conseguir la plena satisfacción del cliente, dándole lo que realmente quiere.
• Gestión basada en datos.
• Mejorar continuamente los procesos que se realizan.
• Implicación de todos los componentes de la organización.