Estructura y Operativa del Departamento de Eventos y OPCs Profesionales

Clasificado en Informática

Escrito el en español con un tamaño de 4,92 KB

El Departamento de Eventos: Funciones y Estructura

El Departamento de Eventos se encarga de la planificación, organización, coordinación, ejecución y control de eventos.

Estructura del Departamento de Eventos según su Tamaño

La configuración del departamento varía según la dimensión del establecimiento:

  • En pequeños establecimientos.
  • En establecimientos medianos o grandes.
  • En los hoteles u organizaciones más grandes (cadenas).

Localización y Recursos de la Oficina de Eventos

La localización de la oficina es crucial. Lo ideal es que la oficina se sitúe próxima a las zonas donde se celebran los eventos. Debe ser un lugar bien ambientado y cómodo, y contar con:

  • Materiales y folletos informativos del hotel.
  • Menús.
  • Quizá, documentación de eventos pasados.

Tecnología en la Gestión de Eventos

Es importante resaltar la relevancia que adquieren los programas informáticos en la mejora de la eficiencia de los comerciales del hotel. Muchos comerciales están utilizando los avances tecnológicos actuales para crear "oficinas virtuales" que les permiten trabajar de manera libre.

Preparación y Coordinación Interdepartamental

El departamento debe estar perfectamente preparado y disponer de personal suficiente para atender las demandas relacionadas con todo tipo de eventos que se soliciten. Es fundamental la coordinación interdepartamental, especialmente entre jefes de departamento.

Por tanto, recibirá la dotación de personal necesario, procedente del resto de departamentos, contratando servicios exteriores en caso de ser necesario. Estos pueden incluir colaboración con:

  • Alimentos y Bebidas (A&B)
  • Pisos
  • Mantenimiento
  • Marketing (Mrk)
  • Administración (Adm.)
  • Recepción
  • Servicios exteriores

Organigrama de un OPC (Organizador Profesional de Congresos)

Un OPC está especialmente preparado para atender la organización de grandes eventos, como son los congresos. La estructura básica de un OPC se basa en establecer un comité organizador, que se encarga de gestionarlo. Suele estar compuesto por diferentes secretarías según el tipo de evento que se desarrolle:

Secretarías del Comité Organizador en un OPC

La Secretaría Científica

Sus funciones son:

  • Elaborar el programa del evento.
  • Buscar a los ponentes y relacionarse con ellos para la elaboración de las ponencias (papers), charlas, exposiciones, etc.
  • Coordinar las comunicaciones con los ponentes.
  • Coordinar la recepción de trabajos y ponencias, así como su traducción, edición y publicación.
  • Archivar y clasificar la documentación que se genere.

La Secretaría Técnica

Sus funciones principales incluyen:

  • Establecer las relaciones entre el comité organizador y los asistentes al evento.
  • Contratar y controlar la sede y las salas de reuniones.
  • Gestionar otros servicios como guías, interpretación, traducción, azafatas, etc.
  • Promocionar el congreso.
  • Preparar y distribuir la documentación del evento.
  • Atender a los asistentes.
  • Realizar el cierre contable del evento.
  • Emitir el informe final de gestión.

La Secretaría Turística

Se encarga de contratar, junto con la Secretaría Técnica, los servicios de alojamiento y manutención de los asistentes, así como todas las actividades lúdicas.

Secretaría de Exposición

Se encarga del montaje de los stands, la decoración y señalización de espacios.

Servicios de Diseño, Divulgación y Distribución del Evento

Cuando la Secretaría Científica ha elaborado el programa, se decide qué mensaje se quiere lanzar y qué medios de información se usarán para producir y distribuir dicho mensaje a través de los medios de comunicación.

El Jefe de Eventos: Liderazgo y Objetivos Organizacionales

El Jefe de Eventos debe establecer un correcto sistema de organización interno y la adaptación de las personas a cada uno de los puestos existentes.

Los objetivos de esta organización son:

  • Conseguir que los equipos se comprometan en alcanzar unos resultados determinados.
  • Hacer que el equipo funcione unido y coordinado.
  • Perseguir que cada persona realice sus cometidos con eficacia, pero a la vez con carácter polivalente.
  • Alcanzar una actuación responsable en cada miembro del equipo.

Entradas relacionadas: