Estructura Organizacional: Manuales de Funciones y Tipos de Departamentalización

Manuales de Funciones

Los Manuales de Funciones son un complemento del organigrama o, mejor dicho, su literal. Son cuerpos sistemáticos que describen la estructura de la organización, incluyendo para ello las pautas para el diseño del organigrama y para cada posición, la definición del nivel, dependencia, autoridad, responsabilidades y funciones de la misma. Indica también las actividades que deben cumplir los miembros de la organización y las formas en que las mismas deben ser realizadas. Tiene por objeto instruir a los distintos integrantes de la organización.

Permite resolver conflictos, porque limita responsabilidades. Facilita las tareas de planificación, ejecución y evaluación para la conducción superior. Constituye una herramienta de análisis y de corrección continua.

Tipos de Departamentalización

Departamentalización por Funciones

El agrupamiento de actividades se realiza de acuerdo con las funciones o tareas de una empresa. Es el más utilizado. Se agrupan las actividades de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las actividades principales de la organización.

Ventajas:

• Es reflejo lógico de las funciones.
• Mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales.
• Sigue el principio de la especialización ocupacional.
• Simplifica la capacitación.

Desventajas:

• Resta importancia a los objetivos globales de la empresa.
• Especializa demasiado y hace más estrechos los puntos de vista del personal clave.
• Reduce la coordinación entre funciones.
• La responsabilidad de las utilidades solo recae en la alta dirección.
• Adaptación lenta a los cambios del ambiente o contexto.

Departamentalización por Área Geográfica

Común en empresas que operan en áreas geográficas amplias. Consiste en agrupar bajo las órdenes de un directivo todas las actividades que se realizan en un área o región geográfica. El factor clave es el lugar físico donde se realizan las actividades.

Ventajas:

• Sitúa la responsabilidad a un nivel más bajo jerárquicamente.
• Crea una sucursal, una oficina.
• Hace hincapié en los mercados y problemas locales.
• Mejora la coordinación en una región.
• Aprovecha la economía de las operaciones locales.
• Mejor comunicación personal con los intereses locales.
• Proporciona un terreno de capacitación mensurable para los futuros gerentes generales.

Desventajas:

• Requiere más personas con capacidad de gerente general.
• Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.
• Aumenta el problema de control para la alta dirección.

Departamentalización por Proceso o Equipo

Se reúne a los empleados, los materiales, la tecnología y las instalaciones con el fin de ejecutar una operación particular. Se agrupan las actividades en departamentos atendiendo a las características del proceso productivo, especialmente en sus etapas; o bien atendiendo al tipo de equipo que se utiliza en el proceso.

Ventajas:

• Logra ventajas económicas.
• Usa tecnología especializada.
• Utiliza habilidades especiales.
• Simplifica la capacitación.
• Descentralización de las actividades, delegación de autoridad.
• Mayor productividad.

Desventajas:

• Es difícil la coordinación de los departamentos.
• La responsabilidad de las utilidades está en la alta dirección.
• Inadecuada para el desarrollo de gerentes generales.
• Problemas de control para la alta dirección.
• Es difícil mantener lo económico centralizado.

Departamentalización por Producto

Consiste en asignar a una jefatura todas las actividades relacionadas con un producto o línea de producto determinado, otorgando la autonomía necesaria. Existirán tantos departamentos como líneas de productos elabore la empresa.

Ventajas:

• Sitúa la atención y el esfuerzo en la línea de producto.
• Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.
• Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.
• Mejora la coordinación de las actividades funcionales, por ello, mejor servicio a los clientes.
• Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de división.
• Proporciona un campo de capacitación mensurable para los futuros gerentes generales.

Desventajas:

• Requiere más personas con habilidades de gerente general.
• Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos.
• Presenta un mayor problema de control para la alta dirección.