Estructura, Planificación y Control: Fundamentos Esenciales de la Gestión Organizacional Estratégica
El Proceso Integrado de la Estructura Organizacional
La estructura es la red de reglas que vinculan funciones y grupos humanos. El planeamiento, la gestión y el control son las acciones que se realizan desde esa estructura para el logro de las múltiples finalidades de la organización y constituyen un proceso integrado.
Planeamiento: Definición y Preguntas Clave
El planeamiento es la fase inicial del proceso integrado y busca responder a las siguientes interrogantes fundamentales:
- ¿Qué queremos hacer?
- ¿Qué estamos haciendo para lograr lo que queremos hacer?
- ¿Lograremos nuestros fines?
- ¿Qué necesitamos hacer para lograr los fines propuestos?
- ¿Qué es lo que haremos y cómo lo haremos para lograr los fines?
- ¿Qué somos capaces de hacer y qué no?
- ¿Cómo verificamos que lo que estamos haciendo lo hacemos bien?
Componentes Esenciales del Planeamiento
Para llevar a cabo un planeamiento efectivo, se requieren los siguientes componentes:
- Objetivos definidos
- Plan de acción
- Programas funcionales
- Recursos
- Controles
Visión y Misión Organizacional
Estos dos conceptos definen la orientación y el propósito fundamental de la organización.
Visión
La Visión es la representación explícita de lo que la organización se plantea a futuro. Debe cumplir con las siguientes características:
- Ser formulada por los líderes de la organización.
- Ser compartida por el resto de la organización.
- Ser amplia y detallada.
- Ser positiva.
Misión
La Misión es la orientación principal de la organización. Es la representación de los criterios y conceptos empresariales u organizacionales fundamentales por los cuales la entidad se inserta en un entorno.
Objetivos y su Rol en la Gestión
Los Objetivos son expresiones en cantidad y tiempo de lo que se desea alcanzar a través de la gestión. Son definidos generalmente para un plazo menor respecto de la visión y misión, y actuarán como parámetro de medición.
Características de los Objetivos
Para que un objetivo sea efectivo, debe incluir:
- Atributo o dimensión que lo define.
- Escala o unidad de medida.
- Norma o umbral.
- Horizonte temporal.
Programas y Proyectos
El programa es la detallada de cada proyecto y la red de actividades con la interrelación entre todos ellos. A partir del establecimiento de objetivos, se detallan las acciones que se desarrollarán a futuro para su logro.
El conjunto de acciones ordenadas que persigan objetivos de menor alcance en el tiempo y alcancen las cifras que se prevean en los objetivos generales, se constituyen en proyectos.
Criterios para la Evaluación de Proyectos
La selección y priorización de proyectos debe basarse en los siguientes criterios:
- Probabilidad de éxito.
- Proximidad en el tiempo.
- Disponibilidad de los recursos.
- Proximidad de los beneficios.
- Relación con la visión, misión y valores.
Tipos de Planes en la Organización
Los planes se clasifican según su horizonte temporal y su alcance estratégico:
Plan Estratégico (Estructural o Largo Plazo)
Este plan orienta y ayuda a gobernar la vida de la organización a través de los años. En esta fase:
- Se formulan objetivos a largo plazo.
- Se evalúa qué hacer en el futuro.
- Se ponen en marcha los planes fundamentales.
Plan Táctico (Gestión o Mediano Plazo)
El plan táctico resume toda la actividad de la empresa y es un modelo valorizado de toda su gestión. Es un plan general de acción que:
- Colabora con el establecimiento de objetivos organizacionales.
- Coordina los sectores.
- Asigna responsabilidades.
- Permite el control anterior y posterior a la gestión.
Plan Operativo (Corto Plazo)
El plan operativo especifica detallada y minuciosamente los planes. Se elaboran para alcanzar propósitos específicos y, en general, son procedimientos estandarizados para manejar situaciones recurrentes.