Estructura de Recursos y Distribución de Carga Horaria en Agencias de Publicidad

Estructura de Recursos y Distribución de Carga Horaria en Proyectos de Agencia

La asignación de recursos y la conceptualización del equipo son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto. A continuación, se detalla la distribución de horas estimada para un ciclo de trabajo, asumiendo un máximo de 40 horas semanales (4 meses), enfocándose en la conceptualización, el *thinking*, la ejecución/producción y el seguimiento.

Distribución de Perfiles y Dedicación Horaria

Se requiere una estructura clara de roles para asegurar la representación y la ejecución eficiente:

• Perfil de Management (Representación de Agencia):
  • Director General (DR. GENERAL): 16 horas. Dedicación enfocada principalmente en reuniones iniciales y dirección estratégica de alto nivel.
• Equipo de Cuentas:
  • Director de Cuentas (DR. DE CUENTAS): 110 horas. Alta implicación al inicio para la dirección de las tareas del equipo.
  • Ejecutivo de Cuentas (EJECUTIVO CUENTAS): 190 horas. Baja dedicación al principio, incrementándose significativamente durante la ejecución y el seguimiento.
• Equipo Estratégico y Creativo:
  • Planner: 60 horas. Concentrado en las primeras semanas para aportar contexto y estrategia; posteriormente, su rol se centra en contrastar ideas con el equipo creativo.
  • Director Creativo (DR. CREATIVO): 60 horas. Colabora estrechamente con la dupla creativa (*copy* y *arte*), con menor implicación directa en la fase de producción.
  • Copywriter (COPY): 130 horas. Participa activamente tanto en la fase de propuesta como en la ejecución final.
  • Director de Arte (ARTE): 190 horas. Requiere una alta dedicación, similar al Ejecutivo de Cuentas, durante el desarrollo de la campaña.
  • Diseñador: 60 horas. Su intervención se activa una vez que la producción creativa ha sido confirmada y aprobada.
• Producción:
  • Productor (PRODUCER): 90 horas. Inicia su trabajo formal una vez que la campaña ha sido aprobada por el cliente.

Adicionalmente, se contempla la necesidad de perfiles como Social Media Manager y Community Manager para la gestión continua.

Ciclos de Revisión y Planificación Financiera

La gestión del negocio requiere puntos de control periódicos para asegurar la alineación con los objetivos:

1. Revisión 3 (Cierre del Primer Trimestre): Se ajustan las previsiones del Plan basándose en la evolución real del negocio.
2. Revisión 6 (Cierre del Primer Semestre): Momento clave para revisar el *forecast* anual con mayor precisión y tomar decisiones estratégicas definitivas para la segunda mitad del año.

Necesidad de Expansión de Negocio (*New Business*)

Es imperativo contar con una estrategia de New Business para compensar la posible pérdida de ingresos del negocio existente y así asegurar el crecimiento sostenido y la sostenibilidad financiera de la empresa.

Interacción Estratégica: El Rol del Planner

La relación del Planner con los equipos Creativo y de Cuentas es esencial para el desarrollo de ideas sólidas:

• Relación con Creatividad: El Planner aporta el contexto, la investigación y el *insight* necesario para inspirar al equipo creativo. Su función no es dirigir la creatividad, sino orientarla estratégicamente.
• Relación con Cuentas: Trabaja muy estrechamente en la elaboración del *briefing*. El Planner actúa como el nexo fundamental entre el cliente y la agencia, traduciendo el objetivo del cliente en un reto estratégico claro.

Actividades Clave de las Agencias *In-House*

Las agencias internas están evolucionando para cubrir diversas necesidades operativas y creativas:

1. Producción de Contenido y Creatividad Táctica

Desarrollo y adaptación constante de piezas para redes sociales, entornos digitales y comunicación *always-on*, alineándose con un modelo de *content studio* integrado.

2. Gestión de Redes Sociales y Comunidades

Tareas recurrentes y de ejecución continua que incluyen la publicación de contenidos, *community management*, moderación y generación de *reporting* básico.

3. Activación Digital, Datos y *Performance*

Gestión de campañas digitales, optimización continua, aplicación del uso de datos, CRM y automatización, siempre orientadas a la eficiencia y al control riguroso del rendimiento.

Colaboración con Agencias Externas: Complementariedad Estratégica

A pesar de contar con estructuras *in-house*, los anunciantes mantienen colaboraciones externas por razones estratégicas y operativas:

Aportación de Visión Estratégica y Creatividad Externa

Las agencias externas proporcionan una mirada fresca, fomentan la innovación y ofrecen una perspectiva de mercado que complementa la visión interna del anunciante.

Proyectos Puntuales de Alta Especialización

Se recurre a ellas para grandes campañas, proyectos de *branding* o reposicionamientos que exigen talento *senior* y un nivel creativo y estratégico superior al disponible internamente.

Flexibilidad y Capacidad Operativa

Sirven como apoyo fundamental durante picos de trabajo, lanzamientos importantes o campañas de gran escala, evitando la necesidad de ampliar permanentemente la estructura interna.

Definición de Alcance del Proyecto (*Scope of Work*)

El Scope of Work (SOW) es un documento esencial (o una sección contractual) que establece con precisión:

• Qué se va a realizar.
• Cómo se ejecutará.
• Los límites del trabajo (*hasta dónde*).
• Las condiciones bajo las cuales se prestará el servicio o se desarrollará el proyecto.