Etapas y Métodos para la Descripción de Cargos: Optimización de Procesos

Etapas para la Descripción de Cargos

El proceso de descripción de cargos se divide en tres etapas fundamentales:

• Etapa de planeación
• Etapa de preparación
• Etapa de ejecución

Pasos de la Etapa de Planeación

La etapa de planeación es crucial para el éxito del análisis. En esta fase se definen los siguientes aspectos:

1. Determinación de los cargos que habrán de analizarse.
2. Elaboración del organigrama de cargos.
3. Elaboración del cronograma de trabajo.
4. Elección del (de los) método(s) que habrá(n) de aplicarse.

Criterio de Generalidad en la Descripción de Cargos

El criterio de generalidad se refiere a la necesidad de que los factores de especificaciones estén presentes en la totalidad de los cargos por analizar, o al menos en el 75% de ellos. Si un factor está presente en menos del 75% de los cargos, se considera inadecuado para la comparación y debe ser eliminado.

Etapa de Preparación: Personas, Esquemas y Materiales

La etapa de preparación se centra en los recursos necesarios para llevar a cabo el análisis de cargos. Sus características principales son:

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos: Se conforma el equipo de trabajo responsable del análisis.
2. Preparación del material de trabajo: Se reúnen y organizan los recursos materiales necesarios.
3. Disposición del ambiente: Se informa a la dirección, gerencia, supervisión y a todo el personal incluido en el programa de análisis de cargos.
4. Recolección previa de datos: Se recopila información preliminar, como los nombres de los ocupantes de los cargos y una relación de los equipos, herramientas, materiales y formularios utilizados.

Métodos para la Descripción y Análisis de Cargos

1. Observación Directa

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. Su aplicación resulta muy eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos, de tiempos y de métodos. El análisis del cargo se efectúa mediante la observación directa y dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones, en tanto que el analista de cargos anota los puntos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Como no siempre responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general la observación va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor.