Evaluación de Controles en el Proceso de Adquisición de Equipos Electrónicos

Informe de Auditoría Interna

Proceso de adquisición de 270 televisores LED - empresa Samsung

Fecha del informe: XX-XX-XXXX
Departamento auditado: Departamento de Abastecimiento
Período auditado: XX-XX-XXXX
Auditor responsable: Ana Salas

Antecedentes

Conforme a la documentación revisada y los antecedentes proporcionados, se evaluó el proceso de adquisición de 270 TV LED, adjudicado a la empresa Samsung. Se consideraron cotizaciones, orden de compra, guía de despacho, factura, nota de crédito y observaciones realizadas por el personal de auditoría interna.

Documentación Revisada

• Cotización: Samsung, fecha x-x-x por un monto de $x (neto).
• Orden de compra: N° xx, fecha x-x-x por un monto de $x.
• Guía de despacho: N° xx, fecha x-x-x, firmada por bodega.
• Factura: N°x, fecha x-x-x por $x (bruto).
• Nota de crédito: N°x, fecha x por $x (neto).
• Envío de documentación a Finanzas: fecha x-x-x.
• Observación interna: fecha x-x-x, 15 TV en mal estado.

Observaciones

A) Recepción anticipada de productos

Se recepcionaron los TV con fecha x-x-x antes de la emisión de la Orden de Compra (fecha). Esto representa una falta de control interno, al aceptar mercadería sin respaldo establecido.

B) Diferencia entre cotización y factura

La cotización más baja fue por $x, sin embargo, la factura ascendió a $x. No se presentó una justificación del incremento.

C) Falta de control de calidad en la recepción

El (fecha) x-x-x se detectaron 15 TV defectuosos, aún en cajas selladas. Esto indica que no se realizó una inspección adecuada al momento de la recepción.

D) Nota de crédito sin respaldo detallado

Se emitió una nota de crédito por $x, pero no existe respaldo técnico que justifique su monto, ni evidencia de reclamación formal ante el proveedor por el producto en mal estado. Se sugiere que el jefe de bodega tome contacto con el proveedor para exigirle nota de crédito por lo restante.

E) Demora en el envío de la documentación a Finanzas

La factura fue emitida fecha x-x-x y enviada a Finanzas recién el (fecha) x-x-x. Esta demora de X días podría afectar la relación comercial y generar costos financieros innecesarios.

Conclusiones

El proceso auditado presenta falencias significativas en los controles de adquisición y recepción. Se identificaron deficiencias en la trazabilidad documental, inspección de bienes, justificación de decisiones de compra y oportunidad en los pagos.

Recomendaciones

• No recepcionar bienes sin orden de compra aprobada.
• Formalizar procedimientos de inspección técnica al momento de la entrega.
• Registrar decisiones de adjudicación con criterios objetivos (precio, calidad, plazo, etc.).
• Exigir respaldo detallado para nota de crédito y reclamos a proveedores.
• Optimizar los plazos de envío de documentación a Finanzas para garantizar pagos oportunos.

Esta auditoría está basada en la observación e inspección.