Fases y Estrategias Clave para la Elaboración de una Comunicación Efectiva

Fases y Estrategias Clave para la Elaboración de una Comunicación Efectiva

Según Kurt Spang, la elaboración de una comunicación efectiva se desarrolla en cuatro fases fundamentales. La primera fase, la averiguación de ideas, materiales y argumentos, implica agrupar estos elementos desde el principio, siguiendo un orden que facilite la segunda fase: la disposición adecuada de los argumentos y la organización general de la comunicación. Estas dos primeras fases preparan la tercera, que consiste en la formulación lingüística de las ideas previamente encontradas y agrupadas. Las tres fases, en conjunto, establecen la base para la creación del texto definitivo. Es crucial comprender los conceptos de "tema", "título" y "motivo" dentro de una comunicación.

La Importancia del Tiempo de Preparación

El tiempo disponible para preparar un discurso es un factor crítico. Se recomienda establecer un calendario u horario para cada comunicación. Cada persona tiene preferencias y ritmos de trabajo distintos: algunos son más productivos por la mañana, otros por la noche; algunos necesitan soledad, mientras que otros requieren compañía. Lo esencial es conocer las propias preferencias y aprovecharlas. Algunos comunicadores pueden tardar más en encontrar ideas, especialmente si el tema les resulta poco familiar o si les cuesta encontrar una estructura convincente. Es fundamental ser consciente de que el tiempo es un recurso valioso y limitado.

Se pueden asignar los siguientes porcentajes a las diferentes fases en una comunicación escrita:

1. Averiguación y selección de datos (25%)
2. Disposición de la totalidad y de las partes (35%)
3. Redacción de la comunicación (20%)
4. Retoques, pulimentos (10%)
5. Relectura, últimas correcciones (10%)

En el caso de una comunicación oral, la distribución sería:

1. Averiguación y selección de datos (25%)
2. Disposición de la totalidad y de las partes (35%)
3. Redacción/esquema de la comunicación (20%)
4. Retoques, pulimentos (10%)
5. Memorización y ensayo (10%)

Fase 1: Averiguación y Selección de Datos y Argumentos

Generalmente, el tema de una comunicación ya está predefinido. Incluso en situaciones imprevistas, es útil repasar rápidamente los conocimientos previos sobre el tema. La principal fuente de información de cualquier persona es su propio conocimiento del mundo, los datos almacenados en su memoria y sus lecturas previas. Por lo tanto, cultivar y entrenar la memoria es crucial. El objetivo principal de esta fase es recopilar materiales relacionados con el tema y seleccionar aquellos que sean útiles para la comunicación específica, considerando no solo su relevancia, sino también su capacidad persuasiva en el contexto. Esta fase se puede llevar a cabo con mayor eficacia en la comunicación escrita que en la oral directa.

Acumulación de Materiales

Se recomienda comenzar acumulando ideas, materiales y datos, y solo después seleccionarlos, separando los útiles de los menos útiles o inservibles. Dependiendo del tipo de comunicación, esta tarea puede realizarse en grupo. Durante la averiguación de información y argumentos, es importante tener en cuenta que estos deben girar en torno a los posibles aspectos del tema de la comunicación. Solo en algunas comunicaciones el tema puede desviarse del preestablecido, por ejemplo, durante una discusión o entrevista.

Preguntas Clave para la Recopilación de Información

Se pueden utilizar las siguientes preguntas para guiar la recopilación de información:

• Preguntas acerca de las personas: ¿Quién? ¿Quiénes?
• Preguntas acerca de las cosas: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde?
• Preguntas acerca de las circunstancias: ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Con qué medios o instrumentos? ¿En qué circunstancias?