Fases y normas de la etapa precompra: especificaciones, búsqueda y negociación con proveedores
Fases de la etapa precompra
Fases de la etapa precompra:
- Elaboración de especificaciones: consiste en establecer las características que ha de tener el producto que se necesita comprar.
- Búsqueda de proveedores: se trata de investigar en distintas fuentes de información con el fin de localizar posibles proveedores y elaborar una relación.
- Petición de precios y ofertas: solicitud de información sobre las condiciones de compra a los posibles proveedores que figuran en la relación elaborada anteriormente.
- Estudio comparativo y selección de proveedores y ofertas: comparación de las ofertas recibidas en función de los criterios de selección establecidos por la empresa, y elección de la más satisfactoria.
- Negociación con proveedores: se lleva a cabo para tratar de mejorar las condiciones que ofrece el proveedor seleccionado.
Especificaciones
Especificaciones: conjunto de características que ha de reunir el producto que la empresa desea comprar.
Fuentes de información
Fuentes de información en la búsqueda de proveedores:
- Internas: la información se genera dentro de la propia empresa.
- Externas: la información procede del exterior. Puede obtenerse del mercado mediante fuentes primarias o estar elaborada por otras personas como fuentes secundarias. Ejemplos: consumidores, intermediarios, fabricantes, guías telefónicas, etc.
Normas básicas de la comunicación
Normas básicas de la comunicación:
- Claridad: evitar expresiones confusas; no usar abreviaturas inadecuadas.
- Concisón y brevedad: utilizar frases cortas y completas; no repetir los temas.
- Sencillez: expresar las ideas con palabras de uso común.
- Adecuación y corrección: considerar qué se va a decir, cómo y a quién va dirigido.
- Precisión: usar un lenguaje riguroso con las palabras adecuadas.
Pasos en la carta comercial
Pasos en la carta comercial:
- Concreción del objetivo: establecer la finalidad que se persigue con el documento.
- Identificación del tratamiento personal: identificar la persona o entidad a quien va dirigida la comunicación.
- Recogida de información: anotar los diferentes datos, ideas o conceptos necesarios para desarrollar la carta de forma correcta.
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Organización de la información:
- Introducción: presentar la idea principal.
- Desarrollo: exponer los argumentos o detalles.
- Conclusión: cierre final y solicitud de acciones si procede.
- Preparación del borrador: obtener un primer esbozo del escrito.
- Redacción y transcripción: dar al borrador la correcta redacción y presentación mecanográfica.
- Revisión y corrección: revisar el escrito para corregir posibles errores ortográficos y léxicos.
Negociar
Negociar: proceso en el que dos o más partes, con necesidades y metas diferentes, tratan de llegar a un acuerdo satisfactorio para todos.
Ficheros de proveedores y de productos
Ficheros de proveedores y de productos: conjunto de registros o fichas en los que figura toda la información de los proveedores y de los productos.
Normas básicas en la comunicación oral
Normas básicas en la comunicación oral:
En la emisión
- Pensar qué se va a decir y estructurar la información.
- Vocalizar, evitar la velocidad excesiva y modular la voz.
- Evitar las interferencias.
- Tratar al interlocutor con naturalidad y cortesía.
En la recepción
- Observar al interlocutor y mostrar interés.
- Escuchar de forma activa.
- Concentrarse y evitar distracciones.
- No interrumpir al emisor.
Normas básicas de la comunicación escrita
Normas básicas de la comunicación escrita:
Antes de redactar
- Establecer el objetivo.
- Identificar al destinatario y el tratamiento personal.
- Recoger información.
- Organizar y jerarquizar ideas.
Durante y después
- Evitar errores de ortografía.
- Separar las ideas en párrafos.
- Revisar y elaborar el documento definitivo con una presentación pulcra y adecuada al escrito.