Flujo Administrativo de Stocks: Guía Completa y Optimizada

Flujo Administrativo de Stocks

Documentos Mercantiles

Un documento es una información estructurada en soporte material o medios electrónicos cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido en las mismas.

Transmisión Electrónica de Documentos

Es un sistema estándar universal para la transmisión de información y documentos. Permite que empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar, lo que agiliza y abarata la comunicación.

Ventajas:

• Permite que el cliente reciba información más rápida y completa.
• Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos.
• Reduce costes administrativos.
• Proporciona el tratamiento acelerado de los pedidos.
• Mejora la gestión de stocks y el tratamiento de la información.

Solicitud de Mercancías

El Pedido

Es un documento que expide el comprador cuando solicita firmemente materiales o artículos a su proveedor.

Tipos de Pedido

• Normal: para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo.
• Programado: para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades.
• Abierto: para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra.

Características del pedido abierto:

• Plazos de entrega muy cortos.
• El proveedor se obliga a tener un stock mínimo y el comprador reduce el stock inmovilizado.
• El precio puede ser fijo o se pueden aceptar subidas previas con justificación de las nuevas tarifas.

Tipos de Pedidos Según el Material

• Extraordinario: para solicitar materiales de pronto empleo que por necesidades extraordinarias se necesitan.
• De reposición: cuya iniciativa parte del almacén, pues se solicita material sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
• De servicio u obra: para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado.
• Habitual de materiales o de mercancías: para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta.

Hoja de Solicitud

Un documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales de una sección a otra de la empresa.

Albarán

Es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también de guía para emitir la factura. El original y la primera copia se remiten al cliente y, una vez comprobada la mercancía, devuelve la copia firmada. La segunda copia se queda en el almacén para justificar la salida. La tercera copia se remite al departamento de ventas.

Excepciones:

• Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista.
• Cuando se exporta la mercancía se confecciona el packing list.

Packing List

Debe contener datos referentes a la factura de compraventa: nombre del consignatario o destinatario, número de bultos, con peso bruto y volumen, tipo de embalaje con identificación de marcas y numeración; denominación exacta y descripción de la mercancía.

Albarán Valorado

Se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía.

Recepción y Registro de Mercancías

Cuando llega un envío, antes de proceder a la descarga del vehículo, debemos comprobar que los datos del documento que acompaña la mercancía coinciden con el pedido. Una vez identificado, se le asigna el área y muelle de descarga. Para ello se hace una inspección cuantitativa y cualitativa del envío que consiste en:

• Contar los bultos descargados y examinar si existen daños externos.
• Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se comprueba con los que aparecen en el albarán de entrega y con los solicitados en el pedido.

Acondicionamiento de Mercancías

Es necesario cuando las mercancías vienen en unidades logísticas o unidades físicas no compatibles con las ubicaciones que tienen asignadas en nuestro almacén. Los casos más frecuentes son:

• Las mercancías se reciben a granel o en contenedores sin que el almacén se destine a piezas de recambio.
• Las mercancías se reciben en paletas de dimensiones diferentes a las que se puede almacenar.
• Cuando en la paleta o contenedor vienen varios productos, es decir, se utiliza un embalaje colectivo que agrupa bultos, cajas, etc.

Almacenaje de la Mercancía Recibida

Independientemente de los sistemas de almacenaje, también se tienen en cuenta ciertos criterios:

• Las características del producto.
• La rotación o frecuencia de salida.

Estatuto de Cuarentena

Algunas mercancías están sometidas a estatutos particulares y deben permanecer en la denominada zona de cuarentena por tener que superar el control administrativo, control de calidad o de condiciones ambientales especiales. Las situaciones más frecuentes de cuarentena son:

• Industrias farmacéuticas, agroalimentarias y empresas que siguen un control de calidad cuando las materias primas son de importación.
• Productos tóxicos, peligrosos, estupefacientes, etc., que se tienen que almacenar separados de otros artículos.
• Artículos que pasan por la aduana, ya sea en tránsito o a la espera de formalizar el pago de los derechos de aduana correspondientes, como el alcohol.