Funciones y categorías del personal de recepción en hoteles: responsabilidades y tareas

Funciones principales

Son de carácter comercial y administrativo. Antes de la llegada de un huésped, el personal de recepción informa sobre precios y tipo de habitaciones, gestiona las peticiones de reserva e comunica internamente las previsiones de trabajo. A la llegada del cliente, formaliza el registro, le da de alta e informa a los departamentos implicados. Durante la estancia, ayuda y asesora a los huéspedes, controla la producción diaria y el cierre del día. A la salida, despide a los huéspedes y presenta la factura; después de la salida mantendrá un contacto permanente con los huéspedes.

Antes de la llegada del huésped

• Informar sobre precios y tipos de habitaciones.
• Gestionar las peticiones de reserva.
• Informar a nivel interno sobre previsiones de trabajo.

A la llegada del cliente

• Formalizar el registro y dar de alta al huésped.
• Informar a los departamentos implicados.

Durante la estancia

• Ayudar y asesorar a los huéspedes.
• Controlar la producción diaria y el cierre del día.

A la salida

• Despedir a los huéspedes y presentar la factura.

Después de la salida

• Mantener un contacto permanente con los huéspedes.

Categorías profesionales en recepción

Jefe de recepción

Responsabilidades: Realizar la dirección, el control y el seguimiento de las tareas que se desarrollan en el departamento de recepción; organizar el trabajo del personal a su cargo; planificar y dirigir el conjunto de actividades del departamento de recepción; colaborar con la dirección del hotel y otros departamentos; y supervisar la instrucción del personal a su cargo.

Recepcionista

Funciones: Realizar la recepción de los clientes; gestionar la ocupación y la venta de las habitaciones; llevar a cabo labores propias de facturación y cobro; y tramitar reclamaciones de clientes.

Auxiliar de recepción y conserjería

Tareas: Encargarse de la vigilancia de las instalaciones, equipos y materiales del hotel; realizar el almacenaje y transporte de equipajes; colaborar en el mantenimiento y la limpieza del departamento; controlar la salida y entrada de objetos; y estacionar vehículos de clientes y su vigilancia.

Primer conserje

Funciones: Dirigir y supervisar las tareas del departamento y coordinarlas con las de otros departamentos, así como supervisar el trabajo del personal a su cargo.

Conserje

Funciones: Atender al cliente e informarle sobre los servicios del establecimiento; hacerse cargo de las funciones administrativas del departamento; y tramitar reclamaciones.

Telefonista

Funciones: Prestar el servicio telefónico en conexión con el departamento de recepción; registrar y facturar las llamadas; y realizar operaciones de fax, correo electrónico y otros servicios de comunicación.