Funciones Clave de Microsoft Word: Combinar Correspondencia, Hipervínculos y Más

Combinar Correspondencia en Word

La comunicación empresarial requiere con frecuencia el envío masivo de correspondencia a varios destinatarios; por ejemplo, para hacer ofertas comerciales o avisar de eventos. Para poder crear documentos personalizados a varios destinatarios se necesita tener:

• Documento principal: Contiene el texto y las imágenes que serán comunes para todos los destinatarios.
• Lista de datos personalizados: Serán los que se insertarán, como los apellidos y direcciones de los destinatarios.

Para combinar correspondencia, accederemos a la pestaña Correspondencia. La verdadera combinación de texto fijo con datos variables se encuentra en el segundo grupo, Iniciar combinación de correspondencia.

Hipervínculos en Word

Atajos por los que se accede a “otro lugar”. Ese “otro lugar” al que nos lleva un hipervínculo puede ser:

• Un archivo.
• Una página o sitio web con acceso a través de Internet.
• Un lugar dentro del mismo documento.
• Una dirección de correo electrónico.

Cómo crear un hipervínculo:

• Sobre una o varias letras o símbolos.
• Sobre una imagen, fotografía, WordArt u otras ilustraciones.

Plantillas en Word

Documentos que sirven de base para elaborar otros documentos de uso frecuente que conservan las mismas características que estas. Además de ahorrar tiempo y trabajo, estamos seguros de que van a tener las mismas características. Se puede comenzar con un documento vacío y guardarlo, o se puede crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente.

Su extensión es .dotx.

Proteger un Documento en Word

Para permitir que solo los revisores autorizados vean o modifiquen el contenido, puedes proteger el documento completo con una contraseña. Hay tres tipos de protección; una impide que el archivo sea abierto por otra persona y la otra permite abrirlo pero impide hacerle modificaciones:

• Para abrir el documento es necesario escribir una contraseña de apertura.
• Para realizar cualquier cambio en el documento hará falta una contraseña de escritura.

Pueden establecerse simultáneamente y debemos anotarlas en algún lugar seguro.

Ayuda en Microsoft Word

Herramienta imprescindible para resolver cualquier duda que surja, tiene explicaciones claras y enlaces a temas relacionados con las consultas que hacemos. Para acceder a ella es:

• Haciendo clic sobre el botón “interrogación” de la cinta de opciones.
• Pulsando la tecla F1.