Funciones y Diseño de Almacenes: Optimización y Gestión

Funciones de los Almacenes

Un almacén cumple un rol crucial en la estructura de una empresa. Sus objetivos principales son:

• Resguardo, custodia y control de materiales y productos.
• Abastecimiento eficiente a las áreas que lo requieran.

La organización del departamento de almacenes depende de factores como:

• Tamaño y organigrama de la empresa.
• Grado de descentralización deseado.
• Variedad de productos.
• Flexibilidad de los equipos.
• Facilidad de manufactura.

En esencia, el almacenamiento es la administración eficiente de los materiales en resguardo. Para los administradores, representa una oportunidad para lograr ahorros y aumentar las utilidades de la empresa.

Diseño del Almacén

Información Necesaria

Para un diseño efectivo del almacén, es fundamental conocer:

• Las mercancías a almacenar: descripción, forma, tamaño, peso, propiedades físicas.
• Cantidad de unidades recibidas en cada suministro.
• Frecuencia de los suministros.
• Medios de transporte externo: características y capacidad de carga.

Etapas de la Distribución Física

La distribución física se puede dividir en cinco etapas clave:

1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de almacenamiento.
2. Establecer el sistema de manejo de materiales.
3. Mantener un sistema de control de inventario.
4. Establecer procedimientos para gestionar las pérdidas.
5. Seleccionar el medio de transporte adecuado.

Manejo Físico de los Inventarios

El manejo físico de los inventarios abarca las siguientes áreas:

• Recepción
• Organización
• Despacho
• Mantenimiento de registros

Es crucial asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen fluidamente. Una función primordial del almacén es agilizar estos ciclos.

Funcionamiento del Almacén

El funcionamiento del almacén se divide en tres grupos principales:

a) Procesos Relacionados con los Flujos de Entrada

Estos procesos incluyen la recepción de mercancías (de la fábrica, proveedores o transferencias de stock), así como las devoluciones de ventas o retornos de materiales. Comprenden las siguientes actividades:

• Recepción de camiones
• Control de recepción
• Emisión del documento de entrada al almacén

Importancia del Documento de Entrada

El documento de entrada sirve para:

• Control de calidad del producto
• Reacondicionamiento físico del producto
• Ubicación física en las áreas de almacén correspondientes
• Comunicación de la entrada para la actualización de stocks

b) Picking

El picking es el proceso de localizar físicamente el producto, seleccionar la cantidad requerida y trasladarlo al área de expedición de pedidos. Comprende las siguientes operaciones:

• Clasificación de artículos por pedido
• Empaquetado
• Etiquetado

Control de Salida

El control de salida por la expedición implica:

• Asignación de vehículos
• Preparación de rutas
• Carga
• Configuración de salida
• Distribución

Funciones del Operador

Las funciones del operador en el proceso de picking incluyen:

• Traslado de la mercancía a la estantería correspondiente
• Reconocimiento del producto
• Verificación de la cantidad requerida
• Traslado al próximo punto de recogida para repetir la operación
• Transporte de artículos a la zona de preparación de pedidos

c) Procesos Relacionados con el Flujo de Salida

Estos procesos abarcan:

• Venta de productos
• Devolución y cambio de productos
• Entregas a la fábrica para la producción
• Consignaciones
• Consumo propio

Control de Inventarios

La función de control de inventarios consiste en llevar una gestión continua de las operaciones para mantener un nivel óptimo de existencias en los almacenes. El nivel óptimo se define como la cantidad de existencias que resulta del equilibrio entre un mínimo de inversión y la satisfacción de la demanda.