Fundamentos de la Administración Empresarial: Conceptos, Principios y Roles Clave

Definición de Administración

La Administración es una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos. A través de estos, se pueden alcanzar propósitos en los organismos sociales.

Las empresas necesitan ser administradas por personas capaces de cumplir con sus propósitos esenciales, para lo cual requieren aplicar una serie de técnicas administrativas.

Principios de la Planificación Administrativa

La planificación es una fase crucial en la administración. Los siguientes principios aseguran su efectividad:

• Factibilidad

  Lo que se planea debe ser realizable. Es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas.

• Objetividad y Cuantificación

  Al planificar, es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos imprecisos.

• Unidad

  Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse en un plan general y orientarse al logro de propósitos y objetivos generales.

Relación de la Administración con Otras Disciplinas

La administración se nutre y se relaciona estrechamente con diversas ciencias y campos del conocimiento:

• Sociología

  La Sociología es el estudio científico de la sociedad humana, de la vida social y el comportamiento de los seres humanos. Examina al hombre en sus relaciones sociales, la naturaleza social del individuo en el conjunto de las relaciones sociales, y su rol como sujeto y creador de la historia.

• Contabilidad

  La Contabilidad está ligada al estudio de los negocios (industriales, comerciales, bursátiles, etc.), siendo un auxiliar muy importante. Se ocupa de registrar todas las operaciones mercantiles que realiza una entidad, formando parte esencial del sistema financiero.

• Derecho

  El Derecho es un conjunto de normas que regulan el comportamiento humano, buscando encauzar, conciliar y resolver los conflictos de intereses divergentes, contradictorios o antagónicos entre individuos y grupos en la sociedad.

• Economía

  La Economía estudia, desde diversas perspectivas, los modos de producción, el alcance y contenido de sus distintas ramas. Abarca la vida humana y social, las relaciones sociales de producción, el intercambio, la distribución de recursos y el consumo de productos.

• Psicología

  La Psicología es el estudio de la conducta humana en general. Por ello, brinda a la Administración técnicas de carácter psicológico, esenciales para la gestión del talento humano.

• Estadística

  La Estadística se ocupa de los métodos y procedimientos para recoger, clasificar, resumir y analizar datos, especialmente cuando la variabilidad e incertidumbre son intrínsecas a estos. Su finalidad es realizar inferencias, ayudar en la toma de decisiones y formular predicciones.

Roles del Administrador

Los administradores desempeñan diversos roles que son cruciales para el funcionamiento y éxito de una organización. Estos se clasifican en tres categorías principales:

Roles Interpersonales

Son aquellos que suponen relaciones directas entre personas. En sus roles emblemáticos, de líder y de enlace, los administradores se relacionan directamente con otras personas.

• Rol Emblemático

  El administrador representa a la organización en celebraciones de tipo ceremonial y simbólico. Aunque aparentemente los deberes emblemáticos podrían carecer de importancia, se espera que los administradores los asuman porque simbolizan el interés de la dirección en los empleados, los clientes y la comunidad.

• Rol de Líder

  Implica la responsabilidad de dirigir y coordinar las actividades de los subordinados a fin de que se cumplan las metas organizacionales. Algunos aspectos del papel del liderazgo incluyen la integración del personal (contratación, ascenso y despido), la incentivación de los subordinados para satisfacer las necesidades organizacionales, y la proyección de una visión con la que los empleados puedan identificarse.

• Rol de Enlace

  Se refiere al trato de los administradores con personas fuera de la organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden influir en el éxito de la organización.

Roles Informativos

Los administradores eficaces forman redes de contactos. Los numerosos contactos que realizan al desempeñar sus papeles emblemáticos y de enlace les ofrecen acceso a información importante. En razón de estos contactos, los administradores son los centros nerviosos de sus organizaciones. Tres papeles —de vigilancia, de propagador y de vocero— comprenden los aspectos de información de la labor administrativa.

• Rol de Vigilancia

  Implica buscar, recibir y seleccionar información. Dado que gran parte de la información recibida es oral (producto de chismes y rumores, así como de reuniones formales), los administradores deben verificarla y decidir si la emplean o no.

• Rol de Propagador

  El administrador comparte información con sus subordinados y otros miembros de la organización. Algunos administradores transmiten información especial, o "privilegiada", a ciertos subordinados que de ordinario no tendrían acceso a ella y en cuya discreción pueden confiar.

• Rol de Vocero

  Dan a conocer información a otros, especialmente a personas ajenas a la organización, sobre la postura oficial de la compañía. Este papel es cada vez más importante, debido, al menos en parte, a la demanda de mayor información de la prensa y el público.

Roles de Toma de Decisiones

Estos roles implican la capacidad del administrador para tomar decisiones cruciales que afectan la dirección y el desempeño de la organización.

• Rol Emprendedor

  Implica diseñar y poner en marcha un nuevo proyecto, empresa o negocio. El rol del emprendedor también puede desempeñarse en una organización ya existente cuando esta lo promueve; este caso se conoce como actividad de intraemprendimiento.

• Rol de Manejo de Dificultades

  Los administradores desempeñan este rol cuando enfrentan problemas y cambios más allá de su inmediato control. A veces surgen dificultades porque un administrador ineficaz ignora una situación hasta que esta se convierte en crisis.

• Rol de Asignación de Recursos

  Supone elegir entre demandas rivales de dinero, equipo, personal, tiempo del administrador y otros recursos organizacionales.

• Rol de Negociador

  Se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos. Los administradores se reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias y llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un administrador.

Principios Generales de la Administración

Estos principios son fundamentales para una gestión eficaz y sostenible en cualquier tipo de organización:

• Racionalidad Económica

  Es uno de los principios más relevantes en la administración. Establece una relación óptima entre resultados y gastos, buscando obtener el máximo resultado con un gasto de trabajo dado, o cumplir los objetivos propuestos con el menor uso de recursos materiales, financieros y humanos disponibles.

• Orientación a Objetivos

  Todos los elementos (personas, medios, materiales, etc.), relaciones (sistema de comunicación e información) y propiedades (calificación y calidad de las personas) se encaminan al cumplimiento de los objetivos previamente establecidos para la actividad de que se trate.

• Unidad entre Dirección e Información

  Toda actividad que se dirige necesita de un proceso de comunicación para compartir la información. Mediante una correcta comunicación, se logra una interrelación armónica entre los responsables de la actividad y se contribuye a una mejor planificación, organización, mando y control de la misma.

• Unidad de Mando y Dirección

  Cualquier actividad requiere que las orientaciones provengan de una o varias personas capaces de dirigir a un colectivo y orientar las tareas para el logro de los objetivos establecidos.

• Autoridad y Responsabilidad

  Es la capacidad de emitir orientaciones y esperar obediencia de los demás para generar responsabilidad. Las orientaciones sobre las actividades se dirigen a lograr la motivación de los involucrados y el aumento de la responsabilidad por las tareas que realizan.

• Disciplina

  En cualquier actividad (docente, militar, empresarial, entre otras), la disciplina depende de factores como la voluntad de trabajar, la obediencia, la dedicación y un comportamiento adecuado.

• Remuneración Personal

  Se refiere a la satisfacción intrínseca obtenida por los resultados de la actividad desempeñada, más allá de la compensación económica.

• Equidad

  Presupone la justicia en el trato para fomentar la lealtad del personal.

• Espíritu de Equipo

  Se logra cuando todos trabajan con entusiasmo y cohesión para alcanzar los objetivos propuestos.

• Balance

  La administración de las actividades debe buscar un equilibrio óptimo entre factores que a menudo se oponen. Implica considerar la estabilidad, flexibilidad y capacidad de adaptación a las condiciones internas y externas del entorno.

• Proceso Científico-Técnico

  La calidad de la actividad se logra mediante la aplicación de técnicas y métodos derivados del progreso científico y técnico.

• Integración

  Independientemente de la complejidad de la actividad, la dirección debe garantizar un tratamiento integral para que funcione como un todo cohesionado.

• División del Trabajo

  Fragmentación o descomposición de una actividad productiva en sus tareas más elementales y su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física, habilidad y conocimientos. El aumento de la producción derivado de la división del trabajo se debe, según Adam Smith, a tres causas principales.

• Estabilidad del Personal

  Una alta rotación de empleados es ineficiente. La administración debe asegurar una planificación de personal ordenada y la disponibilidad de reemplazos para cubrir vacantes.