Fundamentos de la Administración de Empresas: Conceptos Clave y Mejores Prácticas

Visión, Misión y Objetivos

Visión: Estado futuro deseado, expresa un propósito noble.

Misión: Razón de ser o propósito de la empresa. Define quiénes somos, qué hacemos, hacia dónde nos dirigimos, qué, a quién y cómo se satisface.

Objetivo: Lo que queremos tener o llegar a ser en un determinado tiempo en el futuro.

Objetivos Empresariales: Posicionamiento, crecimiento, rentabilidad, supervivencia, alcanzar liderazgo.

Metas: Cuantificación del objetivo.

Cascada de Objetivos: Estratégico, táctico, operativo.

Estrategia

Propiedades:

• Esfuerzo para el cambio.
• Responder a condiciones cambiantes.
• Fortalecer posición competitiva.
• Contrarrestar la competencia.
• Movimientos para mejorar beneficios.
• Acciones para aprovechar oportunidades.
• Acciones para problemas internos.
• Entrar a nuevos sectores.
• Ajustar estrategia actual.

Factores Estratégicos:

• Productos ofrecidos.
• Necesidades del mercado.
• Rendimiento / utilidad.
• Tamaño y crecimiento.
• Tecnología.
• Recursos Humanos.
• Capacidad de servicio.
• Capacidad de producción.
• Método de venta / distribución.
• Recursos naturales.
• Imagen.

Tipos: Crecimiento, integrativo, diversificación, competitivas.

Determinación de Estrategias: Matriz de comparación FODA / Planeamiento efectivo ciclo de calidad: planear (formular), ejecutar, actuar (retroalimentar), controlar (evaluar).

Procesos Básicos de la Empresa

Organización

Es determinar que las diferentes tareas y responsabilidades tengan una estructura ideal para que se logren los fines establecidos por la empresa. Supone ordenar y coordinar todas las actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios.

Fases:

• Determinar claramente la actividad que se va a realizar.
• Efectuar la división de esta actividad.
• Ordenar las divisiones y señalar las personas.
• Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada división.
• Implantar un sistema de comunicación.
• Fijar un sistema de control.

Clasificación de Organizaciones según Jerarquía: Funcionales, por productos, por mercados, mixto.

Dirección

Es cómo llevar a cabo el proceso que permita el cumplimiento de los objetivos.

Elementos: Ejecución de planes según estructura, motivación, guía, comunicación, supervisión, alcanzar metas.

Principios: Coordinación de intereses, impersonalidad del mando, de la supervisión directa, de la vía jerárquica, de la resolución del conflicto, aprovechamiento del conflicto.

Actividades: Liderar, motivar, trabajar en equipo, comunicación.

Liderazgo

Proceso de estímulo y ayuda a otros para que persigan unos objetivos determinados.

Factores: Personalidad, expectativas que tienen y comportamiento de sus subordinados, expectativas de sus supervisores, cultura de empresa, exigencias de la tarea.

Características: Empuje, motivación, congruencia, confianza en uno mismo, conocimiento, inteligencia.

Elementos: Influencia, interrelación, personas, objetivos, cambio.

Funciones: Interpersonales, informativas, decisionales.

Características del Líder: Dominio, flexibilidad, energía, control, integridad, confianza en sí mismo, estabilidad, sensibilidad, inteligencia.

Rasgos: Emoción, empatía, ajuste, escrúpulo, apertura.

Motivación

Objetivo de provocar, mantener y dirigir la conducta hacia un objetivo.

Motivación en la Empresa: Rentabilidad económica.

Motivación del Trabajador: Aumento salarial, seguridad laboral, deseo de mando, mejor situación.

Factores: Gestión de la compañía, logro, relación con superiores, reconocimiento, progreso, sueldos, relación con iguales, progreso.

Técnicas: Promoción en el trabajo, política salarial, ambiente de trabajo, valoración hombre-puesto.

Evaluación: Observación y valoración, cuestionarios, entrevistas, encuestas, análisis de las condiciones de trabajo.

Motivadores de Conducta: Reforzamiento, brindar responsabilidad, creación de retos y desafíos, reconocimiento social, enriquecimiento en el puesto laboral.

Trabajo en Equipo

Método de acción desarrollado recientemente en las empresas con el fin de lograr mayor eficacia y eficiencia, mediante la sinergia del personal.

Etapas: Afiliación, poder, realización, madurez.

Clasificación de Grupos: Formales, informales.

Necesidades Humanas: Fisiológicas, seguridad, afiliación, estimación, autorrealización, trascendencia.

Origen: Seguridad, beneficios mutuos, el ser sociable, autoestima, autointerés, proximidad.

Beneficios: Por necesidad humana, por ambiente agradable, más con menos esfuerzo.

Características:

• Existen intereses, resultados y metas comunes.
• Habilidades complementarias.
• Las soluciones son resultado de debates y consenso.
• Mejores resultados que trabajando solo.

Habilidades: Cuidado y ampliación de la autoimagen, enfocar en comportamiento y no la personalidad, reforzar los comportamientos positivos, dar razones para que la gente “se mueva”, involucrar al empleado en la solución de problemas, escucha empática, saber colocar metas.

Características de los Participantes: Líder, facilitador, escribiente, cronometrista, miembros.

Dificultades: Vacilaciones, participantes (déspotas, dominantes, reacios), decisiones apresuradas, aceptación indiscutible, menosprecios y sorderas, desviaciones, rivalidad entre miembros.

Comunicación

Elemento más importante dentro del desarrollo empresarial.

Canales: Conversación cara a cara, teléfono, correo electrónico, memorándum, volantes, boletines, informes generales.

Funciones: Controlar, motivar, expresión emocional, información.

Proceso: Emisor, mensaje, canal, receptor, retroalimentación, sistema de símbolos.

Fundamentos: Dirección vertical (descendente, ascendente), lateral. Redes formales, informales.

Comunicaciones Electrónicas: Correo electrónico, teletrabajo, oficinas virtuales.

Barreras: Filtrado, percepción selectiva, emociones, lenguaje, personales, físicas, semánticas.

Características:

• Director comprometido con la comunicación con los empleados.
• Énfasis en la comunicación cara a cara.
• Debe comunicarse continuamente.
• Vincular el gran escenario con el pequeño.
• Manejar las malas noticias.

Factores que imposibilitan: Individuales, organizacionales.

Problemas: Transformación (omisión, distorsión).

Control

Verificación de cuál es la situación real de la organización.

Principios: Equilibrio, normativo.

Importancia: Crear mejor calidad, enfrentar el cambio, producir ciclos más rápidos, agregar valor, facilita la delegación y el trabajo en grupo.

Actividades: Comparar resultados con el plan general, evaluar resultados, idear medios para medir operaciones, comunicar cuáles son los medios de medición.

Condiciones: Propósito (objetivo, eficiencia, responsabilidad, proyección), estructura y planes (planes, comunicación, dirección), proceso (establecer medidas, determinar aspectos estratégicos de la empresa, flexibilidad, utilidad).

Instrumentos: Informes, auditorías, estudio de movimiento y tiempo.

Tipos: Según oportunidad (previo, posterior), según cobertura (total, selectiva), según relación (interno, externo), según tiempo (permanente, intermitente).

Fases: Fijación de metas, establecimiento de puntos de verificación, análisis de realizaciones, acción correctiva.

Requisitos: Debe ser comparable, oportuno, frecuente, independiente, costo compatible.

Estrategias: Supervisión, evaluación.

Métodos: Archivo (público, privado), auditoría (interna, externa).

Técnicas: Informe, observación, datos estadísticos, control.

Funciones de la Empresa

Organiza y dirige básicamente el proceso de producción. Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función.

Funciones Empresariales: Dirección de empresas, gestión económica y financiera, comercialización, dirección de producción, dirección de Recursos Humanos.

Se dividen en: Dirección, recursos humanos, financiera, marketing, producción.

Dirección

Definir objetivos de la empresa, planificar crecimiento, controlar resultados sobre los objetivos planteados, liderar y coordinar los distintos departamentos.

Recursos Humanos

Selección de empleados, organización del personal, gestión de contratos y nóminas, análisis de puestos, formación, relaciones laborales, servicios sociales.

Financiera

Facturación, contabilidad, tributación, financiación.

Marketing

Producto, promoción, precio, plaza.

Producción

Empleo de factores humanos y materiales para la producción de bienes y servicios. Proceso en el cual una serie de entradas se transforman en salidas.

Tipos de Transformaciones: Físicas, de lugar, de intercambio, fisiológicas, psicológicas, informacionales.

Gestión de la Empresa

Ejecutar actividades que consideren necesarias para llegar a los objetivos de la empresa, con responsabilidad dentro de un marco de reglas, procedimientos, aspectos legales y éticos.

Factores: Objetivo principal de la empresa, actividades que se realizarán ahí, asignar personal idóneo, delegación de autoridad y funciones.

Funciones: Planificación, organización, dirección, control.

Herramientas: Estructura del negocio, contabilidad, lista de comprobación.

Técnicas: Análisis estratégico, gestión organizacional o proceso administrativo.

Partes: Gestión de la producción (ingeniería de producto, ingeniería industrial, fabricación, planeación y control de la producción, logística, control de acceso), gestión logística (transporte interno y externo, gestión de flotas, almacenamiento, manipulación de materiales, cumplimiento de órdenes de pedido y compra, diseño de redes logísticas, inventarios, planificación de oferta y demanda, proveedores de logística externos, servicio al cliente, suministro y adquisición, planificación de la producción, embalaje y ensamblaje), gestión de mercadotecnia y ventas (campañas de marketing, investigación de mercados, planeación y desarrollo de producto, diseño de plaza o punto de venta, precio, promoción de ventas, distribución, ventas, publicidad, servicio postventa), gestión de finanzas (financiamiento, planificación financiera, relaciones financieras, tesorería, obtención de recursos, inversiones, relaciones con inversionistas, contabilidad), gestión de recursos humanos (contratación y empleo, capacitación y desarrollo del personal, sueldos y salarios, motivación del personal, relaciones laborales, servicios y prestaciones, planificación de capital humano, instalaciones acorde a los objetivos de dicha empresa), gestión tecnológica (inventariar, vigilar, evaluar, enriquecer, asimilar, proteger), gestión legal (producir la normatividad interna, representar legalmente, controlar las normativas generales), gestión de investigación y desarrollo (tecnología, procesos, modelos de negocio, desarrollo de mercados, desarrollo de proveedores). Actividades: Investigación de ciencia básica, desarrollo tecnológico, pre-desarrollo, gestión de innovación, desarrollo de productos y procesos.

Gestión de Calidad

Planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.

Principios: Enfoque al cliente, liderazgo y disciplina, personas, enfoque hacia los procesos, enfoque de sistemas para las gerencias, mejora continua, enfoque en hechos para la toma de decisiones, relación de mutuo beneficio con los proveedores.

Métodos: QFD, Kaizen, cero defectos, seis sigma, PDCA, círculo de calidad, métodos de Taguchi, TQM, TRIZ, BPR.

Gestión Logística

Proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenamiento de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la información relacionada con ese proceso, desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer en forma adecuada los requerimientos de los clientes.

Actividades: Transporte, almacenamiento, compras, manejo de inventarios, planificación de la producción, despacho y distribución, servicio al cliente.

Gestión Ambiental

Conjunto de actividades conducentes al manejo integral del sistema ambiental, con el fin de lograr una adecuada calidad de vida, previniendo o mitigando los problemas ambientales.

Áreas: Política ambiental, ordenamiento territorial, evaluación de impacto ambiental, contaminación, vida silvestre, paisaje, educación ambiental.

Sistema de Evaluación de Impacto Ambiental = (SEIA).

Competitividad Empresarial

Globalización de la competencia, diferenciación de la demanda, implementación de innovaciones, genética, nuevos materiales, etc.

Principios: Mantenerse en la cima de la tendencia, pensar globalmente, inversión en tecnología, gente y capacitación, innovar.

Variables: Capacidad de gerencia, gestión de la innovación, diseño de estrategias, aplicación de mejores prácticas, reorganización de la logística.

Estrategias: Liderazgo general en costos, diferenciación del producto, enfoque.

Ventajas Competitivas: Calidad, ingeniería, precios, menor inversión, responsabilidad, tiempos de cotización más cortos.

Armas: Calidad, precio, características, garantías, publicidad, necesidades del mercado, comunicaciones, conocimiento, información, compromiso, servicio.