Fundamentos y Aplicaciones de Sistemas de Archivo Documental
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Características del Sistema Decimal Dewey
- Los temas o asuntos se subdividen de 10 en 10, es decir, de forma decimal.
- Su principal ventaja es que puede subdividirse de forma indefinida.
- Su desventaja principal es que solo permite diez asuntos principales (del 0 al 9).
- A continuación, se presenta un ejemplo de su aplicación en bibliotecas y sus subdivisiones.
Características del Sistema Numérico
- Es una combinación de sistema por asunto y sistema numérico.
- Los asuntos se numeran correlativamente.
- La primera subdivisión lleva un guion y otro número principal.
- La siguiente subdivisión lleva una letra del alfabeto.
- Es sencillo y fácil de aplicar.
- Su desventaja es que requiere poseer subdivisiones.
Sistema de Archivo Cronológico
Los documentos se archivan por la fecha.
- Se utilizan para vencimientos, recordatorios y control de pagos.
- Las aseguradoras, bancos, empresas de cobro y todas aquellas entidades que requieran un control basado en fechas lo emplean.
- En muchas oficinas se acostumbra llevar un archivo cronológico de la correspondencia enviada.
Aplicación del Sistema Cronológico para Recordatorios de Pago
- Se elabora una tarjeta por cliente con la fecha de vencimiento.
- Tres o cinco días antes, se le recuerda el pago.
- Cada día se debe consultar el trabajo y cobrar a quien corresponda.
Sistema Cronológico de Recordatorio de Citas
El equipo es similar al anterior.
- Se debe elaborar una tarjeta para cada cita.
- Se coloca detrás del día correspondiente.
- Si se necesita realizar preparativos para una determinada actividad, es preciso calcular el tiempo que se tardará en efectuarlos.
Cuadro Comparativo de Sistemas de Archivo
Con el Sistema por Asunto:
- Determinados asuntos se guardan por fecha, por ejemplo, compras o planillas, y se acostumbra archivarlos por mes o año.
Con el Sistema Geográfico:
- Se combinan lugar y fecha. Por ejemplo: ventas en San Juan Sacatepéquez, Guatemala, en marzo de 2017.
Características del Sistema Geográfico
- Se abren con más de 5 documentos de un solo lugar.
- Llevan el nombre del lugar y el nombre de la persona.
- Se colocan antes de la carpeta miscelánea.
- Llevan el mismo nombre en la guía secundaria.
- Los corresponsales se organizan alfabéticamente por el lugar.