Fundamentos de la Clasificación y Organización Documental para la Gestión Empresarial

Métodos de Clasificación Documental

Los documentos pueden organizarse siguiendo diversos criterios:

• Clasificación Alfabética: Se basa en el apellido de la persona o la razón social de la empresa que figura en el documento.
• Clasificación Geográfica: Se organiza mediante el lugar de residencia de la persona o entidad, siguiendo el orden: provincia, municipio, calle y, por último, el nombre.
• Clasificación por Materias: Los documentos se agrupan en función del tema que traten, entendiendo por materia una característica común.
• Clasificación por Orden Alfabético de Materias (según categorías lógicas):

Sistemas de Clasificación por Materias

1. Numérico: A cada materia se le asigna un número y a cada subdivisión, un número.
2. Alfanumérico: A cada materia se le asigna una letra o número, y a las subdivisiones otra letra o número que se agrega al primer componente.

• Clasificación Cronológica: Se ordena progresivamente, por fecha de entrada o de vencimiento.
• Clasificación Decimal: Consiste en agrupar documentos o libros en 10 grandes grupos. La primera división será del 0 al 9, y cada una se subdivide en 10 grupos (del 0 al 9).

Conservación de Documentos y Definición de Archivo

Conservación de Documentos

• Propio interés de la organización: Guardar la documentación permite mantener activa la memoria e información de la empresa.
• Por exigencia legal.

Definición de Archivo

• Conjunto de documentos o documentación de una empresa.
• Local donde se almacenan dichos documentos.

Fases de Elaboración y Tratamiento de Datos

• Registro: Se origina cuando se toma nota del dato.
• Clasificación: El dato debe ser identificado y distribuido.
• Codificación: Se asigna un nombre a cada dato.
• Tratamiento: Elaboración de datos.
• Cálculo: Los datos son sometidos a cálculo.

Archivo y Custodia

Los datos deben guardarse para obtener información rápidamente cuando sea necesario. Los documentos confeccionados deben clasificarse y archivarse.

Organización del Archivo

A) Por Utilización

• Activo: Los documentos se guardan mientras son utilizados frecuentemente.
• Semiactivos: Son los documentos activos que se usan de forma esporádica.
• Inactivo: Rara vez son utilizados.

B) Por Autonomía

• Centralizado: Los documentos empresariales se guardan en un mismo lugar que atiende las peticiones de consulta.
• Descentralizado: Existen series independientes de divisiones, siendo cada departamento independiente en su gestión documental.

Sistemas de Archivo (Tipos de Carpetas)

• Carpetas Clasificadoras: Carpetas con sistema de fuelle y una etiqueta individual.
• Carpeta Simple: El tipo más utilizado.
• Carpetas Colgantes: Tipo de carpeta con dos enganches de plástico.