Fundamentos de la Comunicación Empresarial: Tipos, Procesos y Herramientas de Mensajería Urgente

El Proceso de la Comunicación

El proceso comunicativo se compone de los siguientes elementos esenciales:

• Emisor
• Mensaje
• Canal
• Receptor

Clasificación de la Comunicación Empresarial

Comunicación Externa e Interna

Comunicación Interna

La comunicación interna puede ser vertical u horizontal.

• Vertical: Se produce entre distintos niveles de la escala jerárquica. Se divide en ascendente y descendente:

  • Descendente: Va de arriba a abajo, haciendo llegar de los superiores a los subordinados órdenes e instrucciones para la realización de su trabajo.

  • Ascendente: Va de abajo a arriba, transmitiendo de los subordinados a los superiores informes, sugerencias, etc.

• Horizontal: Es la que tiene lugar entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico.

Comunicación Externa

Es el intercambio de información que mantiene la empresa con sus públicos externos (clientes, proveedores, medios de comunicación, etc.).

Comunicación Formal e Informal

Comunicación Formal

Se realiza a través de los canales establecidos en la estructura empresarial y es utilizada por la empresa para hacer llegar la información donde sea necesario.

Comunicación Informal

Es la que se origina al margen de los canales establecidos por la empresa y surge de las relaciones interpersonales que se desarrollan entre los miembros de la empresa por razones de proximidad.

Principios y Elementos de la Comunicación

Principios Básicos en las Comunicaciones Orales

Para una comunicación oral efectiva, se deben considerar los siguientes principios:

• Estructura
• Énfasis
• Repetición
• Sencillez
• Claridad
• Brevedad
• Cortesía
• Cercanía

Elementos del Lenguaje No Verbal

El lenguaje no verbal complementa o sustituye al mensaje oral. Sus elementos clave incluyen:

• La apariencia personal
• La mirada
• La expresión facial
• Los gestos
• La postura
• La proximidad y contacto físico
• Escuchar activamente

Herramientas y Servicios de Mensajería Urgente

Acuse de Recibo

Una tarjeta en la que figura la firma de la persona que recibió la comunicación u objeto, así como el día y la hora de la recepción. Sirve como prueba documental de la entrega.

Telegramas

Comunicaciones breves de carácter urgente. Se entregan en un plazo máximo de 4 a 6 horas.

Burofax

Permite el envío de mensajes desde las oficinas de Correos y Telégrafos a cualquier empresa o usuario. Es un servicio que, aun teniéndolo el destinatario, permite al remitente tener constancia fehaciente de que el mensaje ha sido recibido, otorgándole valor probatorio.

Apartado de Correos

Son unas cajas metálicas con llaves numeradas que Correos alquila a una empresa o persona interesada. El personal introduce la correspondencia que se recibe en la oficina de Correos en la que se encuentran estas cajas.

Lista de Correos

Se usa para personas que viajan frecuentemente a una misma ciudad o que carezcan de domicilio fijo y viven en un mismo lugar algún tiempo. La entrega de la correspondencia se realiza en las oficinas de Correos a sus titulares, previa identificación y abono de la tasa correspondiente.