Fundamentos de la Comunicación y Estructura Organizacional: Organigramas y Técnicas de Decisión

Tipos de Organigrama según su Contenido

Estructural

Muestra los nombres de los elementos, su ubicación jurídica y las relaciones de autoridad.

Funcional

Refleja las funciones o contenidos que tienen asignados los distintos departamentos.

De Personal

Contiene información relativa a los puestos de trabajo.

Función de la Comunicación en las Organizaciones

La comunicación desempeña roles esenciales para el funcionamiento interno y externo de la empresa:

Motivar

A los empleados y crear un clima adecuado de cooperación.

Informar

Proporcionar datos necesarios para la toma de decisiones y difundir las metas y objetivos de la organización.

Controlar

La ejecución de los planes y la conducta de sus miembros.

Expresar

Emociones ante logros o fracasos laborales y relacionar a la organización con su entorno.

Características del Mensaje Efectivo

Para que un mensaje sea eficaz, debe cumplir con los siguientes atributos:

• Claridad
• Precisión
• Objetividad
• Oportunidad
• Interés

Retroalimentación (Feedback)

Es la información que recoge el emisor de una comunicación sobre los efectos que tiene en el sujeto al recibirla. Le permite saber si su mensaje ha sido comprendido. Es un proceso que necesita tiempo, ya que el emisor debe esperar la respuesta del receptor. En la organización, es una herramienta útil para modificar actuaciones y procesos.

Diferencias entre Información y Comunicación

Información

El emisor emite el mensaje al receptor. No hay respuesta ni interacción.

Comunicación

El emisor emite un mensaje al receptor y se produce la retroalimentación. El receptor da una respuesta y los puestos de emisor y receptor se van alternando.

Barreras de la Comunicación y el Efecto Halo

Las Barreras de la Comunicación son los elementos que afectan negativamente a la eficacia del proceso comunicativo.

El Efecto Halo

Consiste en juzgar a la persona desde la primera vista sin objetividad, afectando la percepción y la comunicación.

Técnica de Toma de Decisiones: Los Seis Sombreros

Esta técnica permite analizar una situación desde seis puntos de vista diferentes. Cada perspectiva se representa por un sombrero de un determinado color:

• Blanco: Hechos objetivos, datos concretos.
• Negro: Pesimismo, desventajas y errores (pensamiento crítico).
• Amarillo: Optimismo, ventajas y aciertos (pensamiento positivo).
• Rojo: Emociones, sentimientos e intuición.
• Verde: Creatividad, ideas innovadoras y alternativas.
• Azul: Organiza y coordina pensamientos, define el proceso.

El método supone repartir los diferentes pensamientos entre los integrantes, y cada uno analiza el problema desde la perspectiva de su sombrero.

Tipos de Organización según la Centralización de la Autoridad

Centralizadas

La autoridad que toma las decisiones ocupa el puesto superior en la jerarquía. Existe una posibilidad mínima de delegar a los puestos inferiores.

Descentralizadas

La autoridad cede la toma de decisiones en personas que ocupan puestos inferiores.