Fundamentos de Consultas en Microsoft Access: Conceptos y Funcionalidades

¿Qué es una consulta?

Se utiliza para crear subcolecciones de datos que pueden emplearse para responder a preguntas específicas o enviar información a los objetos de la base de datos.

¿Para qué sirve una consulta?

Las consultas se diferencian de los comandos básicos porque permiten organizar, filtrar y guardar datos para su uso futuro, además de extraer información de diferentes tablas o consultas existentes.

¿Puede una consulta obtener datos de más de una tabla?

Sí, una consulta puede obtener sus datos de una o más tablas, a partir de consultas existentes o de una combinación de ambos elementos.

Diseño de consultas vs. Asistente para consultas

El Asistente para consultas ayuda a crear consultas sencillas, de referencias cruzadas, de búsqueda de duplicados o de búsqueda de registros sin coincidencias.

Puede utilizar el asistente para consultas sencillas a partir de una tabla principal o una relacionada. El proceso es similar al de crear una consulta de una sola tabla, con la diferencia de que se incluyen campos de otras tablas.

¿En qué pestaña y grupo se encuentran estas opciones?

Estas herramientas se ubican generalmente en la pestaña Crear, dentro del grupo Consultas.

Criterios y funciones en Access

¿Qué es un criterio de consulta?

Un criterio de consulta es una regla definida para identificar los registros específicos que desea incluir en los resultados de una consulta.

¿En qué vista se pueden agregar criterios?

Los criterios se agregan principalmente en la Vista de diseño de la consulta.

¿Qué es una función agregada?

Es una función que realiza cálculos sobre una colección de valores y devuelve un único resultado.

¿Qué es un campo calculado?

Es una columna dentro de una consulta que muestra el resultado de una expresión matemática o lógica.

Gestión de datos externos

¿En qué pestaña se encuentran las opciones de exportación e importación?

Se encuentran en la pestaña Datos externos.

Formatos de importación de datos

• Documentos HTML
• Carpetas de Outlook
• Archivos dBase

¿Se reflejan los cambios del archivo de origen en la tabla de Access?

Sí, cualquier cambio realizado en las celdas de origen (por ejemplo, en Excel) se mostrará automáticamente en la tabla vinculada.

Formatos para la exportación de datos

• Microsoft Word
• Listas de SharePoint
• Bases de datos ODBC

¿Qué es el archivo del cliente?

Es el archivo que contiene los formularios, informes y demás objetos creados por el usuario.