Fundamentos de Contabilidad: El Sistema de Partida Doble y los Libros Obligatorios

Introducción a la Contabilidad y sus Objetivos

La Contabilidad es el sistema de información con un lenguaje específico diseñado para registrar las operaciones de carácter económico realizadas por la empresa.

Su objetivo principal es informar sobre:

• La gestión empresarial.
• La situación económica y financiera.
• Los resultados obtenidos durante un periodo.

El Sistema de Partida Doble y la Estructura de la Cuenta

h3. La Partida Doble

El sistema contable más utilizado es la Partida Doble, que exige registrar en las cuentas al menos dos anotaciones por cada operación realizada, manteniendo siempre el equilibrio entre el Debe y el Haber.

h3. La Cuenta Contable

Una cuenta es un instrumento utilizado por el método de partida doble para registrar las operaciones. Recoge el valor inicial de un elemento patrimonial y registra porcentualmente las modificaciones (aumento o disminución de valor) que este experimenta.

h4. Elementos de la Cuenta

Los elementos fundamentales de una cuenta son:

1. Debe: Es el lado izquierdo. Registra el importe inicial y las operaciones que aumentan el valor del elemento (cargos).
2. Haber: Es el lado derecho. Registra el importe de las operaciones que disminuyen el valor del elemento (abonos).
3. Saldo: Es el valor resultante de la diferencia entre el Debe y el Haber.

h4. Tipos de Saldo

• Saldo Deudor: Cuando el Debe es mayor que el Haber (Debe > Haber).
• Saldo Acreedor: Cuando el Haber es mayor que el Debe (Haber > Debe).
• Saldo Cero: Cuando el Debe es igual al Haber (Debe = Haber).

h3. Convenios de Funcionamiento de las Cuentas

El registro de las operaciones depende de la naturaleza del elemento patrimonial:

• Cuentas de Activo: El valor inicial y los aumentos se registran en el Debe. Las disminuciones se registran en el Haber.
• Cuentas de Pasivo y Patrimonio Neto: El valor inicial y los aumentos se registran en el Haber. Las disminuciones se registran en el Debe.

Cuentas de Gestión y Cálculo del Resultado

h3. Características de las Cuentas de Gestión

Las Cuentas de Gestión (o de Resultados) registran las variaciones que se producen en el Patrimonio Neto. Su característica principal es que solo tienen vigencia durante un ejercicio económico determinado, cuyo objetivo es determinar el resultado de la empresa (beneficio o pérdida).

h3. Registro de Ingresos y Gastos

El cálculo del resultado se obtiene comparando los saldos de las cuentas de ingresos y gastos:

• Cuentas de Ingreso: (Ej. Venta de mercaderías, venta de productos terminados). Se registran en el Haber.
• Cuentas de Gasto: (Ej. Bienes consumibles, servicios recibidos, gastos diversos). Se registran en el Debe.

Documentación y Libros Contables Obligatorios

h3. Los Libros Contables

Los libros contables son instrumentos empleados para recoger las distintas operaciones de naturaleza económica efectuadas por una empresa. Deben legalizarse en el Registro Mercantil de la provincia dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio contable.

h4. Conservación de la Documentación

Se considera documentación contable todos los documentos utilizados para registrar los hechos contables. Esta documentación debe conservarse durante los seis años siguientes a la fecha del último apunte efectuado.

h3. El Libro Diario y el Asiento Contable

La función del Libro Diario es registrar las operaciones económicas de una empresa ordenadas cronológicamente por fechas.

Un Asiento Contable es el conjunto de anotaciones efectuadas en el Libro Diario para registrar una operación. Los datos esenciales de un asiento son:

• Número y fecha.
• Cuentas y cantidades que se cargan (Debe).
• Cuentas y cantidades que se abonan (Haber).
• Descripción de la operación registrada.

h3. El Libro Mayor

En el Libro Mayor se registran las operaciones económicas de una empresa agrupadas por cuentas. Se utiliza para reflejar, en cada una de las cuentas individuales, las operaciones que se producen y que han sido registradas previamente en el Libro Diario.

h3. Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Este libro contiene la información resumida y final del ejercicio:

• Inventario Inicial.
• Balance de Comprobación.
• Inventario de Cierre de Ejercicio.
• Cuentas Anuales.