Fundamentos del Diseño Organizacional: Estructura, Flujo de Trabajo y Tecnologías

Dimensiones Clave del Diseño Organizacional

El diseño organizacional se compone de dos tipos de dimensiones interrelacionadas que permiten comprender y configurar la estructura de una empresa:

Dimensiones Estructurales

Estas dimensiones describen las características internas de la organización, permitiendo medirlas y compararlas:

• Formalización: Se refiere a la documentación escrita generada y utilizada en la organización, que contribuye a la descripción de las actividades y los comportamientos esperados y deseados de los empleados.
• Especialización: Grado de división del trabajo dentro de la organización.
• Jerarquía de autoridad: Representada en los organigramas por las líneas verticales, indica los niveles de supervisión y reporte.
• Centralización: Nivel de concentración jerárquica en la toma de decisiones.
• Profesionalización: Determinada por el nivel de formación y capacitación de los empleados.
• Estructura o ratio de personal: Definida por el número y la distribución de los empleados entre las funciones y departamentos.

Dimensiones Contextuales

Estas dimensiones configuran el escenario organizacional que influye y da forma a las dimensiones estructurales. Son el conjunto de elementos interrelacionados que generan la base de la estructura de la organización y de los procesos que en ella se desarrollan:

• Tamaño: Se mide por el número de empleados, el volumen de activos o el volumen de facturación.
• Tecnología: Forma en la que se generan los bienes y servicios (ByS).
• Entorno: Elementos que se encuentran fuera de lo que es propiamente la organización y que la afectan.
• Misión o propósito: Declaración explícita del fin último de la organización.
• Estrategia: Plan de acción que define y explicita la distribución de los recursos disponibles, así como las diferentes actividades y acciones, con el objetivo de alcanzar los resultados previstos.
• Cultura organizativa: Valores, creencias y normas compartidas por todos los empleados.

Tipos de Interdependencias y sus Implicaciones en el Flujo de Trabajo

La prioridad en la estructura de la organización se otorga a las interdependencias donde los problemas de toma de decisiones, comunicación y coordinación son mayores:

• Interdependencia Compartida (ejemplo: un banco):
  • Baja comunicación.
  • Coordinación por estandarización, reglas y procedimientos.
  • Estructura divisional.
  • Baja prioridad para acercar a las unidades entre sí (3).
  • Tecnología de mediación.
• Interdependencia Secuencial (ejemplo: una línea de montaje):
  • Comunicación media.
  • Coordinación por planes, programas, retroalimentación y comités no permanentes.
  • Prioridad media para acercar a las unidades entre sí (2).
  • Tecnología de vinculación larga.
• Interdependencia Recíproca (ejemplo: un hospital):
  • Comunicación alta.
  • Coordinación por ajuste mutuo, grupos interdivisionales y trabajo en equipo.
  • Estructura horizontal.
  • Prioridad alta para acercar a las unidades entre sí (1).
  • Tecnologías intensivas.

Tecnologías en la Organización

Tecnología Central y Flexibilidad Productiva

Debido a la creciente competencia global y a la necesidad de flexibilidad, los sistemas de producción flexible permiten la personalización masiva, con cada producto hecho a la medida del cliente. Sin embargo, la tecnología por sí sola no puede proporcionar a las organizaciones los beneficios de la flexibilidad, la calidad, la producción incrementada y la mayor satisfacción del cliente.

Diferencias entre Tecnologías de Servicios y Productos

• Tecnologías de Servicios:
  • Resultados intangibles.
  • Producción y consumo simultáneo.
  • Basada en la mano de obra y los conocimientos.
  • Alta interacción con los clientes.
  • Importancia del elemento humano.
  • Calidad percibida y difícil de medir.
  • Tiempo de respuesta rápido.
  • Importancia del lugar de las instalaciones.
  • El impacto de una mejora tecnológica se percibe al instante.
• Tecnologías de Productos:
  • Bien tangible.
  • Productos inventariados para el consumo posterior.
  • Basada en activos de capital.
  • Poca interacción directa con el cliente.
  • El elemento humano es menos importante.
  • Calidad medida de forma directa.
  • Tiempo de respuesta más largo.
  • Importancia del lugar de la fábrica.
  • La estructura de la organización y la tecnología afectan significativamente al producto, ya que mejores tecnologías implican mayor cantidad de producto, calidad y productividad.

Tecnologías No Centrales: Variedad y Posibilidad de Análisis

Estas tecnologías se clasifican según la variedad de tareas y la posibilidad de análisis de los problemas:

• Alta Variedad + Alta Posibilidad de Análisis = Tecnología de Ingeniería:
  • Se trata de procesos muy mecánicos (ejemplos: contabilidad, ingeniería).
  • Estructura fundamentalmente mecanicista: formalización moderada, centralización moderada, formación formal, tramo de control moderado y comunicación escrita y verbal.
• Baja Variedad + Alta Posibilidad de Análisis = Tecnología de Rutina:
  • Procesos muy sistemáticos (ejemplos: auditoría, gestión de cuentas bancarias).
  • Estructura mecanicista: alta formalización, alta centralización, poca necesidad de formación y experiencia, tramo de control amplio y comunicación escrita y vertical.
• Alta Variedad + Baja Posibilidad de Análisis = Tecnología No Rutina:
  • Tareas que no son del día a día de la empresa y que requieren de un sistema que ayude a realizarlas (ejemplos: planificación estratégica, investigación aplicada).
  • Estructura orgánica: baja formalización, baja centralización, formación con más experiencia, tramo de control de moderado a estrecho y comunicación horizontal.
• Baja Variedad + Baja Posibilidad de Análisis = Tecnología Artesanal:
  • Fabricación de productos finos, negociaciones.
  • Estructura fundamentalmente orgánica: formalización moderada, centralización moderada, experiencia laboral, tramo de control de moderado a amplio y comunicación verbal y horizontal.