Fundamentos de la Documentación Comercial y Financiera Empresarial

Documentos Comerciales Esenciales para la Gestión Empresarial

El Pedido: Solicitud de Mercancías

El pedido es un documento que envía el comprador a su proveedor para que este le suministre los artículos en él solicitados.

Elementos Clave del Pedido:

• Emisor: Corresponde a los datos del comprador.
• Proveedor: Son los datos de identificación del vendedor.
• Aceptado por: Para que el pedido se considere en firme, debe llevar la firma de la persona que lo emite y se responsabiliza de la mercancía solicitada.

Las empresas que venden sus productos a través de agentes comerciales o representantes disponen de impresos denominados "propuesta de pedido" para anotar en ellos las mercancías que los clientes solicitan durante la visita del representante.

Los pedidos emitidos se registran en el "libro registro de pedidos". De esta forma, podemos controlar si los proveedores han cumplido los plazos de entrega, han enviado los materiales solicitados, etcétera.

El Albarán o Nota de Entrega

El albarán o nota de entrega es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía.

Aspectos Importantes del Albarán:

• Recibí: Firma del cliente, dando su conformidad.

Algunas veces, el comprador no exige factura y la compra se efectúa al contado; en estos casos, el documento que justifica la entrega de mercancías se denomina albarán valorado. Se diferencia del albarán general porque se le añaden los requisitos legales exigidos a las facturas.

La Hoja de Recepción

La hoja de recepción es un documento de carácter interno cuya finalidad es registrar los materiales que entran en el almacén.

La Factura: Justificante Legal de Compraventa

La factura se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el comprador. La expide el vendedor.

La factura es el documento que justifica y acredita legalmente una operación de compraventa o prestación de servicios.

El vendedor debe conservar copia de cada factura emitida durante 6 años a partir de la expiración de la operación en ella reflejada.

Cálculos y Conceptos Financieros en Facturación

Componentes del Importe en Facturas

• Importe Bruto: Se obtiene multiplicando la cantidad de cada artículo por su precio unitario correspondiente.
• Importe Neto: Es igual al importe bruto menos los descuentos más los gastos.
• Importe Total: Es la suma de los importes netos parciales.

Descuentos y Gastos

• Descuentos: Son bonificaciones o rebajas que el proveedor aplica sobre el valor de la mercancía.
• Gastos a Cargo del Comprador: Suponen un incremento en el importe de la compra. Los que habitualmente se incluyen en la factura son: envases y embalajes, portes y seguro.

Tipos Impositivos y Recargo de Equivalencia

• Tipos Impositivos: Son los porcentajes que se aplican sobre la base imponible.
• Operaciones No Sujetas al IVA: Son todas aquellas que no están consideradas como operaciones comerciales o de servicios.
• Recargo de Equivalencia (RE): Los comerciantes minoristas que ejercen la actividad como empresarios individuales y realizan "al por menor" al menos el 80% de sus ventas están sujetos al IVA y, además, al RE, el cual les permite estar exentos de las obligaciones administrativas del impuesto.

Otros Documentos Financieros Relevantes

La Factura o Nota de Gastos

La factura o nota de gastos se utiliza para reflejar los gastos que el vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador. El documento es similar al de una factura normal, solo se diferencia de esta en los conceptos facturados, como los portes, los envases y embalajes, y el seguro.

La Nota de Abono o Factura de Rectificación

La nota de abono o factura de rectificación refleja las cantidades que, por diversos conceptos, el vendedor le tiene que devolver al comprador. Estas cantidades habían sido facturadas e incluso cobradas, pero, por circunstancias posteriores, el comprador no tiene obligación de pagarlas. Las razones pueden incluir:

• Devoluciones de mercancías, envases, etcétera.
• Rappels o descuentos.
• Errores.

La Carta de Portes

La carta de portes es el documento que realizan las empresas que se dedican al transporte de mercancías para facturar a sus clientes el servicio prestado.