Fundamentos de la Documentación: Concepto, Elementos y Clasificación Tipológica

Documentación, Documentos y Centros de Documentación

Concepto de Documento

La etimología de la palabra «documento» proviene del latín “docere”, que significa **guiar y conducir**. Un documento transmite **información** esencial para el estudio o la investigación.

Definición de Documento

Un documento es una **información fijada en un soporte material** y susceptible de ser reutilizada. Permite la **comunicación humana** al transmitir conocimientos, ideas y hechos. Por lo tanto, puede presentarse como un texto escrito, una grabación de audio, una imagen, etc.

Elementos de un Documento

Los documentos se componen de cuatro tipos de elementos fundamentales:

• Elementos materiales (Soporte): Es el vehículo que transporta la información (material, tamaño, peso, etc.).
• Elementos gráficos: La forma en que la información se expresa en el documento: letras, números, puntos o píxeles, etc.
• Elementos lingüísticos: El lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual, pero también el idioma, el software, etc.
• Elementos intelectuales: Es el **contenido** o el mensaje que el documento quiere transmitir.

Tipología Documental: Clasificación de Documentos

La clasificación de los documentos se realiza atendiendo a diversos criterios:

Clasificación según el Soporte Material

• PAPEL: Libros, manuscritos, informes, impresos, expedientes.
• PELÍCULA: Microformas, películas, negativos fotográficos.
• MAGNÉTICO: Discos, disquetes.
• ÓPTICO: CD-ROM, DVD.
• ELECTRÓNICO: Páginas web, documentos electrónicos.

Clasificación según la Forma de Expresión del Contenido Informativo

• TEXTUALES: Periódicos, revistas, dosieres, tesis doctorales, libros, informes.
• NO TEXTUALES: Gráficos, iconográficos, audiovisuales, sonoros, multimedia, informáticos, táctiles (braille), videotáctiles (puzle).

Clasificación según el Origen o Elaboración

• PRIMARIOS: Son los documentos **originales**, sin tratamiento posterior, variación o versionado. Ejemplos: libros, tesis, publicaciones periódicas, informes.
• SECUNDARIOS: Son la **representación resumida** de los documentos primarios. Ejemplos: boletines de resúmenes, catálogos, bibliografías, anuarios, directorios, bases de datos científicas.
• TERCIARIOS: Creados a partir de los primarios o los secundarios, ofreciendo una visión de conjunto. Ejemplos: síntesis, balances, diccionarios, enciclopedias.

Clasificación según el Área de Conocimiento

Los documentos se clasifican también por el **área de conocimiento** a la que pertenezca la información que está siendo analizada. Ejemplos: científicos, médicos, económicos, religiosos, técnicos, sociológicos, etc. Si un documento abarca varios temas, se elige aquel que tenga más peso o esté más presente en la información.

Clasificación según la Difusión

Difusión Social

Se refiere al nivel de acceso que tiene el público al documento:

• PÚBLICO: Está al alcance de todos. Ej.: artículo de prensa, artículo de revista científica.
• INÉDITO: No se publica formalmente, pero puede tener acceso público. Ej.: Tesis doctoral.
• RESERVADO: No todo el mundo tiene acceso, solo ciertas personas. Ej.: Un sumario judicial hasta que se levanta el secreto de sumario.
• PERSONAL: Aquel al que solo el titular puede tener acceso o decidir quién lo tiene. Ej.: Un expediente médico.

Difusión Temporal

Se refiere a la periodicidad de la publicación:

• Documentos periódicos: Diarios, semanales, mensuales, etc.
• Documentos no periódicos: Un libro, pues se publica una vez. Puede reeditarse posteriormente, pero esto dependerá de otras cuestiones.

Clasificación según el Rigor Científico del Mensaje

• Científico: Un documento publicado por un **especialista** en una materia, por lo que utiliza **tecnicismos**. Ej.: tesis doctoral.
• Técnico: Un documento escrito por alguien que entiende de la materia, pero que **reduce el nivel de dificultad del lenguaje** para que lo pueda entender la mayoría de las personas. Por ejemplo, llamaría “dolor de cabeza” a “cefalea”. Ej.: una revista científica como National Geographic.
• Divulgación: Un documento que llega a todo el mundo y **no está escrito por un especialista**. Utiliza un lenguaje sencillo y sin palabras técnicas. Ej.: la revista Muy Interesante.